Einzeltermine
Besteht eine Veranstaltung aus mehreren Programmpunkten, zum Beispiel Vorträgen, Workshops oder Foren, legen Sie diese als Einzeltermine an. Daraus entstehen automatisch die Agenda, die Forenwahl bei der Buchung und die Anzeige auf dem Public Display.
Wofür Einzeltermine gut sind
- Übersichtliches Programm: Teilnehmende sehen die Agenda nach Zeit oder nach Raum sortiert.
- Einzeln buchbar: Bei parallelen Angeboten wählen Teilnehmende bei der Buchung ihr Forum oder ihren Workshop. Plätze werden je Einzeltermin gezählt.
- Referent:innen je Programmpunkt: mit Bild und Beschreibung. In der Referentenkonsole sehen sie genau ihre Termine.
- Public Display: zeigt vor Ort automatisch, was gerade in welchem Raum läuft.
Einzeltermin anlegen
- Öffnen Sie Administration › Veranstaltungen.
- Klicken Sie bei der Veranstaltung auf Einzeltermin hinzufügen. Bei einem vorhandenen Einzeltermin gibt es außerdem Einzeltermin hinter diesem hinzufügen, der neue landet dann gleich in derselben Gruppe und übernimmt einen reservierten Raum als Vorauswahl.
- Füllen Sie die Felder aus und speichern Sie.
Mockup: Eingabe eines Einzeltermins.
Die Felder
| Nr. | Feld und Bedeutung |
|---|---|
| 1 | Veranstaltungsbezeichnung: Name des Programmpunkts. |
| 2 | Ergänzender Kurztext: optionale Zeile unter dem Titel in der Agenda. |
| 3 | Datum und Uhrzeit von und bis. Steht das Datum noch nicht fest, setzt der Knopf neben dem Datum es mit einem Klick auf den 31.12.2099. Er trägt den Text aus dem Parameter bez_termin_noch_nicht_def, zum Beispiel „Termin folgt“. In der Veranstaltungsübersicht erscheint dann statt des Datums eine gelbe Markierung mit diesem Text. |
| 4 | Raum: Mit eingeschalteter Raumbuchung wählen Sie hier einen Raum, der für Datum und Uhrzeit des Termins reserviert wird, dazu die Person, für die reserviert wird, siehe Raum reservieren. Das Textfeld darunter übernimmt dann den Raumnamen. Ohne Raumauswahl, oder ohne Raumbuchung, tragen Sie Raum oder Ort frei ein. Bereits verwendete Räume übernehmen Sie dann aus den Vorschlägen. |
| 5 | Buchbar: ob Teilnehmende diesen Termin einzeln wählen können, dazu die maximale Platzzahl. Mit Nicht anzeigen blenden Sie einen Termin aus, ohne ihn zu löschen. |
| 6 | Vortragsreihe / Gruppe: fasst Termine zusammen, die gleichzeitig in verschiedenen Räumen laufen, zum Beispiel „Foren am Vormittag“. Aus jeder Gruppe wählen Teilnehmende bei der Buchung einen Termin. |
| 7 | Farbmarkierung: farbiger linker Rand in der Agenda. Die Farbe wählen Sie mit dem Farbwähler oder als Hex-Wert. Bereits genutzte Farben übernehmen Sie aus der Liste. |
Raum reservieren NEU
Ist die Raumbuchung eingeschaltet, reservieren Sie den Raum eines Programmpunkts direkt im Einzeltermin. Ein Einzeltermin hat genau einen Raum. Räume für die ganze Veranstaltung reservieren Sie über Räume im Kopf der Veranstaltung.
- Wählen Sie unter Raum reservieren den Raum. Die Räume sind nach Gebäude / Standort gruppiert.
- Prüfen Sie Reserviert für. Vorbelegt sind Sie selbst bzw. die Person der bisherigen Reservierung. Über die Suche finden Sie jede Person, die nicht gesperrt oder archiviert ist. Die Reservierung erscheint in ihrem Profil und Kontoauszug.
- Speichern Sie. Vorher prüft itegon, ob der Raum frei ist. Ist er belegt, wird nichts gespeichert, und die Meldung nennt die Buchungen, die im Weg sind.
- Raum / Ort als Text: Bei gewähltem Raum steht hier automatisch der Raumname, das Feld ist gesperrt. Agenda, PDF-Flyer, Kalendereintrag und Public Display zeigen diesen Text. Ohne Raumauswahl bleibt es ein freies Textfeld, zum Beispiel für „extern“ oder „online“. Dann wird nichts reserviert.
- Ändern: Neuer Raum, neues Datum oder neue Uhrzeit verschieben die Reservierung, wenn der Raum dann frei ist. Die alte Reservierung bleibt als storniert in der Historie.
- Raum freigeben: Wählen Sie kein Raum reservieren und speichern Sie. Auch das Löschen des Einzeltermins gibt den Raum frei.
- Nicht möglich: bei offenem Termin (31.12.2099), ohne gültige Uhrzeit oder für einen Termin, der schon vorbei ist.
- Ein Programmpunkt darf in einem Raum stattfinden, den die Veranstaltung selbst schon für den Tag reserviert hat. Zwei Einzeltermine gleichzeitig im selben Raum gehen dagegen nicht.
Einzeltermine pflegen
In der Veranstaltungsübersicht stehen die Einzeltermine unter der Veranstaltung. Je Termin haben Sie:
- Werte bearbeiten (Zeit, Raum, Plätze, Gruppe) und Beschreibungstext bearbeiten im Editor,
- Referent:in zuweisen, die den Termin dann in ihrer Referentenkonsole sieht,
- Teilnehmendenliste des Einzeltermins mit allen, die diesen Termin gewählt haben,
- Bezeichnung der Vortragsreihe ändern, gilt dann für alle Termine der Gruppe,
- Löschen des Einzeltermins. Ein reservierter Raum wird dabei freigegeben.
Änderungen erscheinen sofort in Agenda, Buchung und Public Display.
Reihenfolge festlegen NEU
itegon zeigt Einzeltermine überall in derselben Reihenfolge: auf der Webseite, im PDF-Flyer, in der Veranstaltungsübersicht, in den Teilnehmendenlisten und in der Anmeldebestätigung. Sortiert wird nach
- Datum,
- Uhrzeit (Beginn, dann Ende),
- Gruppe,
- Ihrer eigenen Reihenfolge (siehe unten),
- Bezeichnung.
Das Programm bleibt damit immer zeitlich richtig. Ihre eigene Reihenfolge wirkt nur bei parallelen Terminen: gleiches Datum, gleiche Uhrzeit von und bis, gleiche Gruppe. Typisch sind Workshops, die gleichzeitig in verschiedenen Räumen laufen. Dort legen Sie fest, welcher zuerst genannt wird, zum Beispiel als 01, 02, 03 im PDF-Flyer.
Mockup: parallele Termine als sortierbarer Block.
| Nr. | Bedeutung |
|---|---|
| 1 | Parallele Termine stehen in einem Block mit grauem Rand links. Fassen Sie einen Termin an der Zelle mit Datum und Uhrzeit (Griff-Symbol) und ziehen Sie ihn an die gewünschte Stelle. |
| 2 | Die Reihenfolge wird beim Loslassen sofort gespeichert. Klappt das nicht, steht hier der Grund, zum Beispiel eine abgelaufene Anmeldung. |
Die Ansicht „Nach Raum sortieren“ auf der Webseite bleibt: Sie sortiert nach Datum, Raum und Uhrzeit, die eigene Reihenfolge gilt dort ebenfalls bei Gleichstand.
Export und Import (Excel) NEU
Viele Einzeltermine auf einmal bearbeiten Sie am schnellsten in Excel. Klicken Sie dazu in der Veranstaltungsübersicht bei der Veranstaltung unter Inhalt und Termine auf Termine CSV. Gibt es schon Einzeltermine, finden Sie denselben Knopf auch direkt über der Terminliste als Export / Import, neben „Einzeltermin hinzufügen“.
Exportieren
Einzeltermine exportieren (CSV) lädt alle Einzeltermine der Veranstaltung als Datei, in derselben Reihenfolge wie auf der Webseite. Excel öffnet sie direkt mit richtigen Umlauten.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| id | Nummer des Einzeltermins. Nicht ändern, sie ordnet die Zeile beim Import zu. Leer = neuer Termin. |
| Veranstaltung, Kurztext | Bezeichnung (Pflicht) und ergänzender Kurztext. |
| Datum | zum Beispiel 24.09.2026 (Pflicht). |
| von, bis | Uhrzeit, zum Beispiel 09:00. Auch 9:00 oder 0900 werden verstanden. Ohne „bis“ gilt die Anfangszeit. |
| Raum, Ort, Strasse | Ort des Termins. Ist für den Termin ein Raum reserviert, bleibt der Raumname stehen, auch wenn in der Datei etwas anderes steht. Den Raum ändern Sie im Einzeltermin. |
| Gruppe | Vortragsreihe, zum Beispiel „Foren am Vormittag“. |
| buchbar, anzeigen | J oder N. Leer: buchbar = N, anzeigen = J. |
| max_Buchungen | Maximale Plätze, 0 = ohne Begrenzung. |
| Farbcode | Farbe des linken Rands, zum Beispiel #DC220B. Leer = Grau. |
Nicht in der Datei sind Beschreibungstext, Referierende, die eigene Reihenfolge und Umfragen. Diese bleiben beim Import unverändert.
Importieren
- Bearbeiten Sie die exportierte Datei in Excel und speichern Sie sie wieder als CSV (Trennzeichen-getrennt). Die erste Zeile mit den Spaltennamen muss bleiben.
- Wählen Sie unter Termine CSV bzw. Export / Import die Datei aus und klicken Sie auf Datei prüfen.
- Die Vorschau zeigt je Zeile, was passiert: aktualisieren mit den geänderten Werten, neu anlegen, unverändert oder Fehler mit Begründung. Noch ist nichts geändert.
- Klicken Sie auf Jetzt importieren. Alle Zeilen werden gemeinsam gespeichert. Geht dabei etwas schief, bleibt alles wie vorher.
- Gelöscht wird nie. Termine, die in der Datei fehlen, bleiben unverändert. Löschen Sie Einzeltermine in der Veranstaltungsübersicht.
- Zeilen mit Fehlern werden übersprungen, die übrigen trotzdem importiert.
- Ändert der Import Datum oder Uhrzeit eines Termins, den schon jemand gebucht hat, warnt die Vorschau. Die Personen werden nicht automatisch informiert.
- Hat der Termin einen reservierten Raum, wandert die Reservierung beim Import mit, wenn der Raum zur neuen Zeit frei ist. Ist er belegt, markiert die Vorschau die Zeile als Fehler, und sie wird nicht importiert.
- Neu angelegte Termine erhalten Referierende und Beschreibungstext wie gewohnt in der Veranstaltungsübersicht.