Ausleihen und reservieren

So buchen Sie als Verleih-Team eine Ressource für eine Person: entweder als Reservierung für später oder direkt als Ausgabe. Mit einem Scanner geht das in Sekunden, Benutzerausweis und Ressourcenschild haben dafür einen QR-Code.

Neue Buchung in vier Schritten

Klicken Sie in der Verleihübersicht auf + Buchung.

Mockup: Schritt 3 mit Art der Buchung, Zeitraum und bestehenden Belegungen.

1. Person ermitteln: Tippen Sie mindestens zwei Zeichen von Name, Vorname, Mailadresse oder Freitext 1. Die Treffer erscheinen sofort, gesperrte Accounts nicht. Mit wählen geht es weiter.
2. Ressource ermitteln: Suchen Sie nach Nummer oder Bezeichnung und klicken Sie auf wählen.
3. Zeitraum bestimmen 1: Wählen Sie reserviert (für später) oder gebucht (die Person nimmt die Ressource gleich mit). Tragen Sie von und bis ein und bei Bedarf einen Hinweis. Unter Einschränkungen 2 sehen Sie, wann die Ressource schon belegt ist.
4. Bestätigung: itegon zeigt Person, Ressource und Zeitraum. Hier drucken Sie die Quittung für die Unterschrift, wahlweise als A4 oder als schmalen Bon.

Braucht dieselbe Person noch etwas, klicken Sie auf Weitere Ressource buchen (selbe Person). Sie springen dann direkt zu Schritt 2, und der Zeitraum der letzten Buchung ist schon vorbelegt.

Schneller mit dem Scanner

In Schritt 1 und 2 können Sie statt zu tippen scannen:

• Den Benutzerausweis der Person. Ihr QR-Code enthält die Kundennummer, itegon springt bei eindeutigem Treffer automatisch zu Schritt 2.
• Das Ressourcenschild. Sein QR-Code enthält die Ressourcennummer, itegon springt automatisch zu Schritt 3.

Ausweise drucken Sie in der Benutzerverwaltung, Schilder in den Stammdaten. Der Scanner muss wie eine Tastatur arbeiten und nach dem Code Enter senden, siehe Scanner testen und konfigurieren.

Regeln für den Zeitraum

Damit eine Ressource nach der Rückgabe geprüft und bereitgelegt werden kann, hält itegon zwischen zwei Buchungen einen Puffer frei. Wie viele Tage das sind, legt Ihre Administration fest. Deshalb lehnt itegon einen Zeitraum ab, wenn

• er sich mit einer anderen Reservierung oder Ausleihe überschneidet,
• der Abstand zur vorherigen oder folgenden Buchung kleiner als der Puffer ist,
• die Ressource überfällig ist, also nicht pünktlich zurückgebracht wurde. Dann ist sie frühestens einen Tag nach Ablauf des Puffers wieder buchbar, gerechnet ab heute.

Die Fehlermeldung sagt Ihnen jeweils, welche Regel greift.

Ausgabe und Rückgabe

• Ausgabe: Holt jemand eine reservierte Ressource ab, klicken Sie in der Verleihübersicht unter Reserviert auf Ausgabe buchen und bestätigen mit JA. Das Von-Datum wird auf heute gesetzt. Hat eine andere Person dieselbe Ressource für einen früheren Termin reserviert, verweigert itegon die Ausgabe.
• Rückgabe: Unter Verliehen klicken Sie auf Rückgabe buchen. Die Ressource ist sofort wieder frei.

Jeder Schritt landet im Protokoll der Ressource, mit Person, Zeitraum, Benutzer und Uhrzeit.

Verlängern

1. Klicken Sie bei der Reservierung oder Ausleihe auf Verlängern.
2. itegon nennt Ihnen den spätesten Rückgabetermin. Er ergibt sich aus der nächsten Buchung dieser Ressource minus Puffer. Gibt es keine weitere Buchung, ist die Verlängerung frei.
3. Wählen Sie das neue Datum und bestätigen Sie.

Reicht der Abstand zur nächsten Buchung nicht, ist eine Verlängerung nicht möglich. Dann hilft nur, mit der nächsten Person zu sprechen oder eine andere Ressource anzubieten.

Stornieren und korrigieren

• Reservierung stornieren: Kreuz-Symbol in der Zeile, dann JA, Eintrag stornieren. Der Eintrag wird gelöscht, im Protokoll bleibt er vermerkt.
• Ausgabe rückgängig machen: Unter Verliehen setzt Status zurück auf RESERVIERT ändern eine versehentlich gebuchte Ausgabe zurück.