Onlinehilfe › Verleihsystem und Raumverwaltung

Verleihsystem: Stammdaten

In den Stammdaten legen Sie fest, was verliehen wird: die Ressourcen selbst, ihre Kategorien und die Gebäude bzw. Standorte. Außerdem drucken Sie hier Ressourcenschilder mit QR-Code.

Das Stammdatenmenü

Im Menü öffnen Sie unter dem Namen des Moduls den Punkt Stammdaten. Er ist nur mit Vollzugriff sichtbar. Sie sehen fünf Kacheln:

Verleihsystem • Stammdaten

Ressourcen

Res.Gebäude

Res.-Kategorie (Art)

Kunde anlegen

Kunde bearbeiten

Mockup: Stammdatenmenü.

Res.Gebäude öffnet die Verwaltung der Gebäude / Standorte. Person anlegen und Personendaten bearbeiten führen in die normale Benutzerverwaltung. Personen, die ausleihen, sind ganz gewöhnliche itegon-Accounts.

Ressourcen verwalten

Über die Kachel Ressourcen kommen Sie in die Ressourcenverwaltung. Jede Ressource steht dort als Karte:

Verleihsystem • Ressourcenverwaltung

Ausgemusterte Ressourcen anzeigen + Ressource Stammdatenmenü 1

Alle Kategorien ▾ Sortiert nach Kurzbezeichnung ▾ Suche nach Name, Nummer, Standort … Suchen 2

Ressourcen 1–20 von 137 · Seite 1 von 7« Anfang ‹ zurück weiter › Ende » 3

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[B-017] Beamer Epson EB-W49
Haus 23 | EG Raum 0.12 Schrank 2 Technik 4
Kurzer Beamer mit HDMI, inkl. Fernbedienung und Tasche.

Bearbeiten Duplizieren Ausmustern QR-Code / Schild Löschen 5

Mockup: Ressourcenverwaltung mit einer Ressource.

Nr.	Bedeutung
1	Umschalten auf die ausgemusterten Ressourcen, neue Ressource anlegen, zurück ins Stammdatenmenü. + Ressource fehlt, wenn Ihre Einrichtung die Obergrenze erreicht hat.
2	Filter nach Kategorie, Sortierung und Suche in Name, Nummer, Gebäude / Standort, Raum und Regal. Ist ein Filter gesetzt, erscheint Filter zurücksetzen.
3	Blättern. Wie viele Ressourcen eine Seite zeigt, steuert der Parameter `limit_anzahl_ds` (leer: 20). Filter, Sortierung, die Anzeige ausgemusterter Ressourcen und die Seite bleiben beim Blättern und nach jeder Aktion erhalten, auch nach Bearbeiten und Speichern, Abbruch, Duplizieren, Bild- oder Datei-Upload und Löschen. Sie landen also wieder genau in Ihrer gefilterten Liste.
4	Plaketten für Gebäude / Standort, Raum, Regal und Kategorie. Dazu je nach Ressource „Präsenzbestand“, „Für Nutzende unsichtbar“ oder bei Räumen „stundenweise buchbar“. Ist die Ressource gerade verliehen, steht das mit dabei.
5	Die Funktionen: Bearbeiten, Duplizieren (siehe unten), Ausmustern bzw. Reaktivieren und QR-Code / Schild. Löschen erscheint nur, solange es zu der Ressource keine Buchungen gibt. Rechts neben den Plaketten steht bei Bedarf Externe Seite öffnen.
6	Bild und Datei, je Ressource höchstens eines. Beides laden Sie direkt in der Karte hoch, siehe Bild und Datei hochladen.

Bild und Datei hochladen NEU

Zu jeder Ressource gehören höchstens ein Bild und eine Datei. Beides pflegen Sie direkt in der Karte, auf und unter dem Bildfeld links. Eine eigene Upload-Seite gibt es dafür nicht mehr.

Was Sie tun möchten	So geht es
Bild hochladen oder ersetzen	Klicken Sie auf das Bildfeld (+ Bild bzw. das vorhandene Bild) und wählen Sie die Bilddatei aus. Sie können das Bild auch aus einem Ordner auf das Feld ziehen. itegon lädt es sofort hoch, einen Knopf Hochladen gibt es nicht mehr.
Bild entfernen	Klicken Sie auf das × oben rechts im Bild. In der Karte erscheint die Frage Bild entfernen? mit Ja und Nein.
Datei hochladen	Klicken Sie unter dem Bild auf + Datei oder ziehen Sie die Datei darauf.
Datei öffnen, ersetzen, entfernen	Ist eine Datei hinterlegt, stehen unter dem Bild drei kleine Knöpfe: Der erste zeigt den Dateityp (zum Beispiel PDF) und öffnet die Datei in einem neuen Fenster. ↻ ersetzt sie durch eine andere, × entfernt sie nach einer Rückfrage.

Bilder: erlaubt sind JPG, PNG und WEBP. itegon schneidet das Bild quadratisch zu und verkleinert es.
Dateien: erlaubt sind PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, JPG und PNG, andere Dateitypen lehnt itegon ab. Ersetzen Sie eine Datei durch eine mit anderem Typ, wird die alte entfernt.
Ist eine Datei zu groß oder vom falschen Typ, steht der Grund sofort in der Karte und es wird nichts hochgeladen. Die Obergrenzen legen die Parameter max_kb_images und max_kb_files fest.
Nach dem Hochladen oder Entfernen springt die Liste wieder zu der Karte und hebt sie kurz hervor. Filter und Seite bleiben erhalten.

Ersetzen überschreibt sofort. Sobald Sie eine neue Datei gewählt haben, ist das bisherige Bild bzw. die bisherige Datei ersetzt. Ein Zurück gibt es nicht.

Eine Ressource anlegen

Klicken Sie in der Ressourcenverwaltung auf + Ressource.

Feld	Bedeutung
Kurzbez. bzw. Nummer	Optional, höchstens 10 Zeichen. Ihre Inventarnummer, zum Beispiel „B-017“. Sie steht in Listen in eckigen Klammern vor dem Namen.
Name	Bezeichnung der Ressource. Pflichtfeld.
Art / Kategorie	Zum Gruppieren und Filtern, siehe Kategorien.
Gebäude / Standort, Raum, Regal	Wo die Ressource steht. Raum und Regal sind optional und erscheinen in der Baumstruktur. Die Standorte stehen in der Reihenfolge, die Sie unter Gebäude / Standorte festlegen.
Sichtbarkeit	Zwei Auswahlen: ob die Ressource verliehen werden kann oder nur vor Ort genutzt wird (Präsenzbestand), und ob sie für Nutzende in der Bestandsübersicht sichtbar ist.
URL Infowebsite	Optional, zum Beispiel die Herstellerseite.
Beschreibung	Für Nutzende sichtbar, zum Beispiel Zubehör oder Zustand. Bei Räumen erscheint sie auch dezent auf der Raumanzeige am Public Display und als Info auf der Seite Raumbuchung: Selfservice.
Interne Hinweise / Bemerkungen	Nur für das Verleih-Team, zum Beispiel „Lampe tauschen nach 2000 h“.

Nach dem Speichern können Sie in der Liste ein Bild und eine Datei hochladen, etwa eine Bedienungsanleitung als PDF, siehe Bild und Datei hochladen. Bild und Datei erscheinen in der Bestandsübersicht, bei Räumen auf der Seite Raumbuchung: Selfservice. Hat ein Raum kein Bild, steht dort ein Platzhalter. Die Beschreibung und die Datei sehen außerdem die Personen, die die Ressource reserviert oder ausgeliehen haben, in ihren Persönlichen Daten über die Knöpfe Info und Details. Eine Infoseite mit mehr Text verknüpfen Sie über den Editor, sie wird dann als Infoseite angeboten.

Eine Ressource duplizieren

Haben Sie mehrere gleiche oder sehr ähnliche Ressourcen, sparen Sie sich mit Duplizieren die Tipparbeit. Der Knopf öffnet „Neue Ressource erfassen“ mit allen Angaben der gewählten Ressource: Name, Kategorie, Gebäude / Standort, Raum, Regal, Sichtbarkeit, URL, Beschreibung und interne Bemerkung. Oben steht, welche Ressource als Vorlage dient.

Die Kurzbezeichnung / Nummer bleibt leer, weil sie meist eindeutig sein soll. Die Nummer der Vorlage steht als Hilfe im Feld.
Bild und Datei werden nicht kopiert. Laden Sie sie bei Bedarf nach dem Speichern hoch.
Ist die Kategorie oder der Standort der Vorlage inzwischen ausgeblendet, bleibt der Wert trotzdem ausgewählt und ist mit „(ausgeblendet)“ markiert.

Erst mit Speichern entsteht die neue Ressource. Mit Abbruch passiert nichts.

Ressourcenschild und Benutzerausweis

Druck	Inhalt und Format
Ressourcenschild	Über QR-Code / Schild bei der Ressource. Etikett 90 × 40 mm für den Etikettendrucker oder A4 mit Schnittmarken. Der QR-Code enthält die Ressourcennummer, damit Sie beim Ausleihen scannen können.
Benutzerausweis	In der Benutzerverwaltung bei der Person über Benutzerausweis drucken. Scheckkartenformat mit Vorder- und Rückseite oder A4 mit Schnittmarken. Die QR-Codes enthalten Kundennummer und Mailadresse.

Ausmustern statt löschen

Ist eine Ressource defekt, verloren oder aussortiert, klicken Sie auf Ausmustern. Sie verschwindet dann aus allen Übersichten, bleibt aber mit ihrer Historie erhalten. Über Ausgemusterte Ressourcen anzeigen holen Sie sie mit Reaktivieren zurück.

Löschen nur bei Fehleingaben. Den Knopf Löschen gibt es nur für Ressourcen ohne Buchungen. itegon entfernt die Ressource dann samt Bild und Datei endgültig. Nutzen Sie im Zweifel immer Ausmustern.

Kategorien

Unter Res.-Kategorie (Art) pflegen Sie die Auswahlliste der Kategorien:

+ Kategorie legt einen neuen Eintrag an. Der Name darf höchstens 30 Zeichen lang sein.
Bearbeiten ändert den Namen. itegon passt dabei alle Ressourcen mit dem alten Namen automatisch an.
Mit dem Auge blenden Sie einen Eintrag aus oder ein. Ausgeblendete Kategorien fehlen in der Bestandsübersicht, samt ihren Ressourcen.
Löschen geht nur, solange keine Ressource mehr zugeordnet ist.
Reihenfolge ändern NEU: Greifen Sie eine Zeile links am Griff (Id / Pos) und ziehen Sie sie an die gewünschte Stelle. itegon speichert sofort. Alternativ tragen Sie im Formular unter Sortierung eine Zahl ein: Kleinere Zahlen stehen weiter oben, bei gleicher Zahl gilt das Alphabet. Vergeben Sie die Zahlen am besten in Zehnerschritten, dann lässt sich später etwas dazwischenschieben. In dieser Reihenfolge erscheinen die Kategorien in den Auswahllisten und Übersichten, zum Beispiel im Filter der Bestandsübersicht. Ziehen können Admins und Power User mit Vollzugriff.

Ist die Raumbuchung eingeschaltet, hat das Formular zusätzlich den Schalter Kategorie für Räume (stundenweise Buchung). Ressourcen aus einer solchen Kategorie sind Räume: Sie werden nicht mehr verliehen, sondern stundenweise gebucht. In der Kategorienliste trägt die Kategorie die Plakette „stundenweise Buchung“, in der Ressourcenverwaltung jede zugehörige Ressource die Plakette „stundenweise buchbar“.

Gebäude / Standorte

Unter Res.Gebäude pflegen Sie, wo Ihre Ressourcen stehen. Schreiben Sie die Etage gleich mit in die Bezeichnung, zum Beispiel „Haus 23 | EG“.

Verleihsystem • Gebäude / Standorte

CSV Export / Import + Standort Stammdatenmenü

Id/Pos	Gebäude / Standort	Fkt.
⋮⋮ 10 1	Haus 23 \| EG 14 Ressourcen zugeordnet	✎ 👁
⋮⋮ 20	Haus 23 \| 1. OG keine Ressourcen zugeordnet	✎ 👁 ✕

Mockup: Gebäude / Standorte mit Sortierung.

Reihenfolge: Ziehen Sie eine Zeile am Griff 1 an die gewünschte Stelle. itegon speichert sofort und vergibt die Sortierung in Zehnerschritten. Das geht nur, solange kein Suchbegriff gesetzt ist. Alternativ tragen Sie im Bearbeiten-Formular eine Zahl bei Sortierung ein: kleinere Zahlen stehen weiter oben, bei gleicher Zahl geht es alphabetisch.
Die Reihenfolge gilt bei der Auswahl des Standorts einer Ressource, in der Baumstruktur samt Filter und im Standortfilter der Bestandsübersicht.
Bearbeiten ändert den Namen. itegon passt dabei alle Ressourcen mit dem alten Namen automatisch an.
Mit dem Auge blenden Sie einen Standort aus oder ein. Ressourcen an ausgeblendeten Standorten fehlen in der Bestandsübersicht und in der Baumstruktur. Intern bleiben sie buchbar: Die Suche beim Ausleihen findet sie weiter und zeigt den Hinweis „Standort ausgeblendet“.
Löschen geht nur, solange keine Ressource zugeordnet ist. Die Liste zeigt dazu, wie viele Ressourcen an jedem Standort hängen. Sonst blenden Sie den Standort aus.

CSV Export / Import

Viele Standorte bearbeiten Sie am schnellsten in Excel. CSV Export / Import lädt die Liste als Datei herunter (UTF-8, Spalten id, sortierung, sichtbar, bezeichnung, adresse). Die bearbeitete Datei laden Sie auf derselben Seite wieder hoch. itegon zeigt zuerst eine Vorschau mit allen Änderungen, erst danach wird importiert.

Zeilen mit id ändern den vorhandenen Standort. Ein neuer Name zieht die zugeordneten Ressourcen mit.
Zeilen ohne id legen neue Standorte an.
Der Import löscht nie etwas. Zeilen, die in der Datei fehlen, bleiben unverändert.
Jede Bezeichnung darf nur einmal vorkommen.

Für Admins: Obergrenze für Ressourcen

Mit dem Parameter matbib_max_ressourcen lässt sich festlegen, wie viele Ressourcen höchstens angelegt werden dürfen. Leer oder 0 heißt unbegrenzt. Gezählt werden alle angelegten Ressourcen, auch ausgemusterte.

Ab 90 % der Obergrenze zeigt die Ressourcenverwaltung einen Hinweis, wie viele Ressourcen noch möglich sind.
Ist die Obergrenze erreicht, erscheint eine Meldung, und die Knöpfe + Ressource und Duplizieren fehlen. Neue Ressourcen sind erst wieder möglich, wenn Ressourcen gelöscht werden oder das Kontingent erhöht wird. Wenden Sie sich dazu an den itegon-Support.