Verleihübersicht
Die Verleihübersicht ist der Arbeitsplatz des Verleih-Teams. Hier sehen Sie alle Reservierungen und Ausleihen, buchen Ausgaben und Rückgaben und verlängern Fristen. Sie öffnen sie im Menü über den Namen des Moduls, zum Beispiel Ressourcen.
Aufbau
Mustermann, Erika
BIS-Datum läuft in 2 Tagen ab 6
Hinweis: Abholung erst nachmittags
bis 16.10.2026
Mockup: Verleihübersicht mit dem Reiter „Reserviert“.
| Nr. | Bedeutung |
|---|---|
| 1 | Startet eine neue Reservierung oder Ausleihe, siehe Ausleihen und reservieren. Nur mit Vollzugriff sichtbar. |
| 2 | Zusätzliche Übersichten in einem neuen Fenster, siehe unten. |
| 3 | Suche nach Person oder Ressource. Das Symbol daneben setzt den Filter zurück. Beim Öffnen der Seite steht der Cursor schon im Suchfeld: Sie können direkt den QR-Code mit der Kundennummer auf einem Benutzerausweis oder ein Ressourcenschild scannen. Ein neuer Scan ersetzt den vorigen Suchbegriff, siehe auch Schneller mit dem Scanner. |
| 4 | Die drei Bereiche. Je nach Einstellung als Reiter oder untereinander auf einer Seite. Der farbige Punkt und der Strich zeigen die Farbe des jeweiligen Status. |
| 5 | Jede Buchung ist eine Karte: Bild, Nummer und Name der Ressource, die Person und rechts der Zeitraum. Ein Hinweis, der bei der Buchung notiert wurde, steht darunter. |
| 6 | Plaketten machen auf Fristen aufmerksam: gelb, wenn bald etwas fällig ist, rot, wenn eine Frist abgelaufen ist. |
| 7 | Die Funktionen der Buchung als beschriftete Knöpfe, siehe die folgenden Abschnitte. Wer nur Leserechte hat, sieht stattdessen den Hinweis „Nur Leserechte“. |
Reservierungen
Hier stehen alle vorgemerkten Ressourcen, sortiert nach Zeitraum. Diese Plaketten können erscheinen:
- BIS-Datum läuft in n Tagen ab ab sieben Tagen vor dem Bis-Datum, am letzten Tag „BIS-Datum läuft heute ab“.
- Abholung seit n Tagen überfällig, wenn das Von-Datum vorbei ist und die Ressource noch nicht abgeholt wurde.
- BIS-Datum abgelaufen, wenn auch das Bis-Datum schon vorbei ist.
| Knopf | Was passiert |
|---|---|
| Ausgabe buchen | Die Person holt die Ressource ab. Nach einer Rückfrage wird aus der Reservierung eine Ausleihe, das Von-Datum wird auf heute gesetzt. Hat eine andere Person für einen früheren Termin reserviert, lehnt itegon die Ausgabe ab. |
| Noch verliehen – anzeigen | Erscheint statt „Ausgabe buchen“, wenn die Ressource noch bei jemand anderem ist. Der Knopf zeigt Ihnen die laufende Ausleihe, damit Sie nachfassen können. |
| Verlängern | Schiebt das Bis-Datum nach hinten, soweit die nächste Buchung es zulässt. Details unter Verlängern. |
| Stornieren | Löscht die Reservierung nach einer Sicherheitsfrage. |
| Kunde | Kontaktdaten und Kontoauszug der Person in einem neuen Fenster. |
| Protokoll | Alle Vorgänge zu dieser Ressource. |
| Ressource | Öffnet die Ressource in den Stammdaten. |
Verliehene Ressourcen
Hier stehen alle Ressourcen, die gerade ausgeliehen sind. itegon hebt fällige Rückgaben hervor:
- In 3 Tagen fällig erscheint ab vier Tagen vor dem Rückgabedatum, am letzten Tag „Heute fällig“.
- Leihfrist seit 5 Tagen überschritten erscheint, sobald die Frist abgelaufen ist. Bei überfälligen Ausleihen steht immer der Knopf Person bereit, damit Sie die Person schnell erreichen.
- Darunter stehen Reservierungen anderer Personen für dieselbe Ressource, die durch die Verspätung in Gefahr geraten.
| Knopf | Was passiert |
|---|---|
| Rückgabe buchen | Die Ressource ist zurück. Nach einer Rückfrage ist sie wieder frei und erscheint in der Historie. |
| Verlängern | Neues Rückgabedatum setzen. |
| Zurück auf Reserviert | Macht eine versehentlich gebuchte Ausgabe rückgängig. |
| Kunde, Protokoll, Ressource | Wie bei den Reservierungen. |
Präsenzbestand
Hier stehen Ressourcen, die nicht verliehen, sondern nur vor Ort genutzt werden. Ausgemusterte Ressourcen erscheinen hier nicht. Plaketten zeigen Gebäude / Standort, Raum und Regal, eine orange Plakette „Für Nutzende unsichtbar“ zeigt, wenn eine Ressource in der Bestandsübersicht ausgeblendet ist. Mit Ressource öffnen springen Sie in die Stammdaten, mit Protokoll in die Historie. Auch hier können Sie ein Ressourcenschild scannen, um direkt zur Ressource zu kommen.
Grafische Übersicht, Baumstruktur und Druck
- Verleih: Grafische Übersicht zeigt die Reservierungen und Ausleihen als Zeitleiste über die Monate eines Jahres. So erkennen Sie Lücken und Engpässe auf einen Blick. Start- und Endmonat sind wählbar.
- Ressourcen: Baumstruktur gliedert den gesamten Bestand nach Gebäude / Standort, Raum und Regal. Die Gebäude stehen in der Reihenfolge, die Sie in den Stammdaten festgelegt haben, auch in der Auswahl oben. Es erscheinen nur Ressourcen, deren Gebäude / Standort sichtbar geschaltet ist, und Ressourcen ganz ohne Standort. Hat eine Ressource keinen Raum, entfällt die Raum-Ebene, die Ressource hängt dann direkt am Gebäude.
- Das Drucker-Symbol unten rechts druckt die aktuellen Reservierungen und Ausleihen, auf Wunsch gefiltert nach Ihrer Suche.
Räume
Ist die Raumbuchung eingeschaltet, werden Räume nicht hier verliehen, sondern stundenweise über eine eigene Seite gebucht. Ressourcen aus einer Kategorie für Räume fehlen deshalb in der Verleihübersicht, im Präsenzbestand, in der grafischen Übersicht und bei der Suche nach einer Ressource für eine neue Buchung.
Für Admins: Rechte und Darstellung
Wer die Verleihübersicht sieht, legen Sie in der Benutzerverwaltung fest. Voraussetzung ist die Gruppe Admin, Verwaltung oder Referent:in und ein Zugriffsrecht für das Verleihsystem:
| Zugriffsrecht | Bedeutung |
|---|---|
| Vollzugriff | Alles: buchen, ausgeben, zurücknehmen, Stammdaten pflegen. |
| Nur lesen | Übersichten und Listen ansehen, aber nichts ändern. Knöpfe zum Bearbeiten sind ausgeblendet. |
| Kein Zugriff | Der Menüpunkt erscheint nicht. |
| Parameter | Wirkung |
|---|---|
matbib_gruppiert_anzeigen | „J“: Reserviert, Verliehen und Präsenzbestand als Reiter. „N“: alle drei Bereiche untereinander. |