Raumbuchung

Mit der Raumbuchung buchen Sie Räume stundenweise, zum Beispiel für Besprechungen, Kurse oder Schulungen. Räume sind ganz normale Ressourcen des Verleihsystems, werden aber nicht verliehen, sondern für einen Zeitraum mit Uhrzeit belegt. Was belegt ist, zeigt auf Wunsch auch das Public Display vor der Tür.

Räume einrichten

1. Die Raumbuchung muss eingeschaltet sein: Parameter verwende_raumbuchung auf „J“, siehe unten.
2. Legen Sie in den Stammdaten unter Kategorien eine Kategorie an, zum Beispiel „Räume“, und setzen Sie den Haken Kategorie für Räume (stundenweise Buchung). Der Name der Kategorie ist frei wählbar.
3. Legen Sie jeden Raum als Ressource in dieser Kategorie an, mit Nummer, Name, Gebäude / Standort und gern einer kurzen Beschreibung der Ausstattung.

Im Tagesplan und am Public Display steht ein Raum als „[Nummer] Name“. Das Feld Raum der Ressource erscheint nur zusätzlich, wenn es gefüllt ist und von der Nummer abweicht. Meist sind beide gleich, dann genügt die Nummer.

Ab jetzt erscheinen diese Räume nicht mehr im normalen Verleih: nicht in der Verleihübersicht, nicht bei der Suche nach einer Ressource für eine Ausleihe, nicht in der Bestandsübersicht, der grafischen Übersicht und dem Präsenzbestand. Gebucht werden sie nur noch hier.

Der Tagesplan NEU

Sie öffnen die Raumbuchung im Menü unter dem Namen des Moduls mit Raumbuchung, gleich neben den Stammdaten.

Mockup: Raumbuchung mit Tagesplan und Liste.

Buchungen drucken

Die Druckansicht öffnet sich in einem neuen Fenster, der Druckdialog des Browsers geht sofort auf. Gedruckt werden die Buchungen aus der Liste unter dem Tagesplan, mit denselben Filtern (Suche und Gebäude / Standort), aber ohne die Knöpfe Bearbeiten und Stornieren.

• Die Tabelle ist nach Tagen gruppiert, mit den Spalten Zeit, Raum, Standort und Gebucht für / Hinweis. Oben stehen Zeitraum, Filter, Stand und die Anzahl der Buchungen.
• Oben in der Druckansicht wählen Sie den Zeitraum: nur dieser Tag, 7 Tage oder 30 Tage (Vorgabe, wie die Liste). Diese Auswahl und die Knöpfe erscheinen nicht auf dem Ausdruck.
• Mehrtägige Buchungen stehen am ersten Tag im Zeitraum, mit Beginn und Ende.

Einen Raum buchen NEU

1. Klicken Sie auf + Buchung oder direkt in eine freie Stelle im Tagesplan.
2. Wählen Sie den Raum, dazu Beginn und Ende mit Datum und Uhrzeit.
3. Wählen Sie unter Gebucht für (Pflichtfeld) die Person, für die der Raum gebucht wird. Tippen Sie mindestens zwei Buchstaben des Namens und klicken Sie auf den passenden Treffer, auch mit Pfeiltasten und Enter. Neben dem Namen steht die Mailadresse, damit Sie gleichnamige Personen unterscheiden. Gesperrte und archivierte Accounts erscheinen nicht.
4. Tragen Sie optional einen Anlass / Hinweis ein, zum Beispiel „Teambesprechung“.
5. Die Ansprechpartner:in für Rückfragen übernimmt itegon beim Auswählen der Person, solange das Feld leer ist. Überschreiben Sie den Namen bei Bedarf, gern mit Telefon oder Durchwahl. Bleibt das Feld leer, gilt der Name der gewählten Person.
6. Klicken Sie auf Jetzt buchen. Ist der Raum in dem Zeitraum schon belegt, nennt itegon die Buchungen, die im Weg sind.

Die Buchung gehört der Person unter Gebucht für: Sie erscheint in ihren Persönlichen Daten und in ihrem Kontoauszug. Sie selbst als buchende Person stehen im Protokoll.

Regeln für die Buchung

• Gebucht wird in Viertelstunden. Als Ende steht auch 24:00 zur Wahl, das heißt bis Tagesende.
• Es gibt keine Pufferzeit: 10:00 bis 12:00 und 12:00 bis 14:00 passen direkt hintereinander.
• Mehrtägige Buchungen sind durchgehend. Montag 09:00 bis Mittwoch 17:00 belegt den Raum auch nachts.
• Ein Zeitraum, der schon ganz vorbei ist, lässt sich nicht buchen.
• Wurde ein Raum früher einmal tageweise über den normalen Verleih reserviert oder ausgeliehen, gilt er an diesen Tagen als ganztägig belegt.

Bearbeiten und stornieren

• Bearbeiten ändert Gebucht für, Anlass / Hinweis und Ansprechpartner:in. Raum und Zeit lassen sich nicht ändern. Dafür stornieren Sie die Buchung und buchen neu.
• Buchungen, die aus einer Veranstaltung oder einem Einzeltermin stammen, ändern Sie am besten in der Veranstaltungsverwaltung. Stornieren Sie eine solche Buchung hier, steht im Einzeltermin weiter der Raumname als Text, obwohl nichts mehr reserviert ist.
• Stornieren fragt noch einmal nach. Die Buchung bleibt als stornierter Eintrag in der Historie erhalten.

Buchen, Ändern und Stornieren landen mit Uhrzeit und Benutzer im Protokoll des Verleihsystems. Admins und Power User mit Zugriff auf das Verleihsystem sehen es unter Protokollierung über den Umschalter des Verleihsystems.

Räume selbst buchen lassen NEU

Auf Wunsch buchen angemeldete Personen Räume selbst, ohne Umweg über das Verleih-Team. Dafür gibt es zwei Wege, die Sie einzeln einschalten, siehe unten:

• die Seite Raumbuchung: Selfservice im Menü, mit Tagesplan und Buchungsformular,
• den QR-Code am Public Display: scannen, E-Mail-Adresse angeben, per Link bestätigen.

Was Sie dazu wissen sollten:

• Selbst buchbar sind nur Räume, die in den Stammdaten unter Sichtbarkeit als verleihbar und als sichtbar für Kundinnen und Kunden eingestellt sind. Alle anderen Räume buchen weiter nur Sie.
• Zur Wahl stehen feste Dauern: ½, 1, 2 oder 4 Stunden oder der ganze Tag. Längere Buchungen und Serien bleiben bei Ihnen.
• Gebucht wird immer für die Person selbst. Sie bekommt eine Bestätigung per E-Mail.
• Selbst gebuchte Räume stehen hier im Tagesplan und in den Listen wie jede andere Buchung. Sie können sie bearbeiten und stornieren.

Anzeige am Public Display

Ist die Raumbuchung eingeschaltet, hat das Public Display die Kachel Raumbelegung (statt des Raum-Programms). Reservierungen aus der Veranstaltungsverwaltung zeigen dort den Titel des Programmpunkts bzw. der Veranstaltung. Ein Monitor vor dem Raum zeigt dann, ob er frei oder belegt ist, bis wann, den Anlass, die Ansprechpartner:in und die nächsten zwei Buchungen. Ist der Raum frei, kann die Anzeige einen QR-Code zum Buchen zeigen.

Für Admins: Rechte und Parameter