Benutzerverwaltung
In der Benutzerverwaltung finden und bearbeiten Sie alle Accounts: Teilnehmende, Referierende, Sponsoren und Ihr eigenes Team. Hier vergeben Sie Rollen und Rechte, legen Accounts an, führen doppelte zusammen und löschen Daten nach DSGVO.
Personen finden
e.mustermann@beispiel.de · 0621 12345 · 68159 Mannheim 5 1 offen · Mail · Anrufen · vCard · Anmelden als Details 6
Mockup: Benutzerverwaltung mit Filterleiste und gruppierter Liste.
| Nr. | Bedeutung |
|---|---|
| 1 | Doppelte Accounts zusammenführen, Personen per CSV importieren (falls für Ihre Installation eingerichtet), die Liste als CSV exportieren und mit + Account eine Person von Hand anlegen. |
| 2 | Filter nach Rolle und nach den Auswahllisten Ihrer Registrierung sowie die Gruppierung der Liste (Nachname, Titel, Postleitzahl, Wohnort oder Auswahlliste). Die Liste aktualisiert sich sofort. |
| 3 | Suche in Name, Benutzername, Mailadresse, Fremdschlüssel und Freitext. Filter zurücksetzen zeigt wieder alle Personen. |
| 4 | Jede Gruppe zeigt die Anzahl der Personen. „Export“ lädt nur diese Gruppe als Excel-Datei. |
| 5 | Profilbild oder Initialen, Name, Rolle und Kontaktdaten. Gesperrte Accounts sind rötlich hinterlegt und tragen den Hinweis „gesperrt“. Ein Klick auf Bild oder Initialen führt zum Hochladen des Profilbilds. |
| 6 | Schnellfunktionen der Person und Details, siehe unten. Hat die Person unbezahlte Buchungen, steht vorne zum Beispiel „1 offen“; ein Klick öffnet den Kontoauszug. |
Bei vielen Einträgen blättern Sie unter der Liste mit Anfang, zurück und weiter. Ihre Filter bleiben dabei erhalten.
Funktionen je Person
In der Detailansicht sehen Sie oben die Personenkarte mit allen Funktionen, darunter Modulberechtigungen, persönliche Daten, protokollierte E-Mails, Mahnungen, Warteliste, gebuchte Veranstaltungen und bei Referierenden das Profil.
| Funktion | Wofür |
|---|---|
| Details | Öffnet die Detailansicht. „Zurück zur Liste“ führt zurück. |
| Bearbeiten | Stammdaten, Rolle und Rechte ändern (oben in der Detailansicht). Power User nur, wenn sie dafür freigeschaltet oder als Moduladmin eingetragen sind. |
| Kontoauszug | Buchungen und Zahlungen der Person zum Drucken (oben in der Detailansicht, in der Liste über „offen“). |
| Mail senden | Eine Einzelmail aus itegon. |
| Anrufen | Wählt die Telefonnummer, etwa über Ihr Softphone oder am Smartphone. |
| vCard | Kontakt fürs Adressbuch, zum Beispiel für Outlook. Die Datei wird erst beim Klick erzeugt und nur an angemeldete Admins und Power User ausgeliefert. Es bleiben keine Kontaktdateien auf dem Server liegen. |
| Anmelden als | Öffnet itegon in einem neuen Fenster so, wie die Person es sieht. Praktisch für Support am Telefon. Jede Anmeldung wird protokolliert. Power User können sich nicht als Admin anmelden. |
| Protokoll | Alle protokollierten Aktionen zu dieser Person. |
| Löschen / Anonymisieren | Je nach Aktivität der Person, siehe Sperren, archivieren, anonymisieren. |
| Benutzerausweis drucken | Bei den Modulberechtigungen. Nur mit dem Verleihsystem. |
Account anlegen
Meist registrieren sich Personen selbst, zum Beispiel beim Buchen. Referierende, Sponsoren oder Ihr Team legen Sie über + Account oben rechts selbst an. Füllen Sie mindestens Name und Mailadresse aus und wählen Sie die Rolle.
Rolle, Startseite und Rechte
Öffnen Sie Details › Bearbeiten. Das Formular ist auf Reiter verteilt: Stammdaten, Zugangsdaten (Benutzername, Kennwort, erste Seite nach dem Login, Sperre), Rechte (Rolle und Modulrechte) und Hinweis zum Kd. Die Bearbeitergruppe im Reiter Rechte legt die Rolle fest:
| Rolle | Typische Startseite |
|---|---|
| Teilnehmer:in | Startseite oder Gebuchte Veranstaltungen |
| Referent:in | Referentenkonsole |
| Sponsor, Aussteller, Helfer:in | Gebuchte Veranstaltungen |
| Power User | Dashboard |
| Administrator:in | Dashboard |
| Archiv | Deaktiviert, bleibt aber in der Statistik |
Die Erste Seite nach Login stellen Sie im selben Formular ein. Für Admins, Power User und Referierende gibt es zusätzlich Zugriffsrechte je Modul (die Rechte für Umfragen gelten für jede Rolle):
| Recht | Stufen |
|---|---|
| Shopsystem | kein Zugriff, lesen, bestellen und freigeben, bearbeiten, Vollzugriff inklusive Konfiguration, dazu Abteilung und zuständiger Warenkorb |
| Verleihsystem | kein Zugriff, Leserechte, Vollzugriff |
| Raumbuchung • Räume selbst buchen NEU | Ja oder Nein, für jede Rolle. Das Feld erscheint nur bei eingeschalteter Raumbuchung. Es wirkt nur, solange nicht ohnehin alle angemeldeten Personen buchen dürfen (Parameter raumbuchung_jeder_darf_buchen), siehe Raumbuchung: Selfservice. |
| Allgemeine Umfragen NEU | Kein Zugriff oder „Darf QR-Codes erstellen und Auswertungen sehen“. Das Feld steht unter Umfrage bei Veranstaltungen und erscheint nur bei eingeschalteter Zufriedenheitsumfrage. Es gilt für jede Rolle, Administrator:innen haben das Recht immer. Siehe Allgemeine Umfragen. |
| Taskboard | kein Zugriff, Leserechte, Mitarbeiten, Einstellungen anpassen |
| Bewirtung / Catering | kein Zugriff, darf bestellen, Küche |
| CRM / Adressverwaltung | kein Zugriff, Leserechte, Vollzugriff |
| Einstellungen | kein Zugriff, ohne Konfigurationsvariablen, Vollzugriff |
| Weitere | Umfrage bei Veranstaltungen (sehen, bearbeiten und versenden), Seiten bearbeiten, Speisepläne bearbeiten, Moduladmin, Accounts erstellen und bearbeiten (nur Power User) |
Ist der kostenpflichtige CSV-Import für Ihre Installation eingerichtet, übernehmen Sie Personen auch aus anderen Programmen. Moduladmins sehen in der Veranstaltungsverwaltung nur die Eventgruppen, für die sie zuständig sind.
Sperren, archivieren, anonymisieren
| Möglichkeit | Wirkung |
|---|---|
| Sperren | Im Formular Zugang zum System gesperrt auf Ja setzen. Die Person kann sich nicht mehr anmelden, alle Daten bleiben. Rückgängig jederzeit möglich. |
| Archiv | Rolle auf Archiv setzen. Der Account ist deaktiviert, zählt aber weiter in der Statistik. |
| Anonymisieren | Löschung nach DSGVO. itegon storniert offene Buchungen, entfernt die Person von Wartelisten und Newslettern, setzt das Kennwort zurück und ersetzt alle persönlichen Daten. Raumbuchungen bleiben als Belegung stehen, der Name wird durch „anonymisiert#“ und die Nummer des Accounts ersetzt. Die Statistik bleibt erhalten. Das geht nur, wenn keine unbezahlten Rechnungen offen sind. |
| Löschen | Nur für Admins und nur bei Accounts ohne jede Aktivität, etwa Testaccounts. Hatte die Person eine Raumbuchung, bleibt die Belegung mit „gelöschte Person“ stehen. |
Doppelte Accounts zusammenführen NEU
Hat sich jemand zweimal registriert, führen Sie die Accounts zusammen. Buchungen, Mahnungen, Ausleihen, Raumbuchungen und alle weiteren Daten landen danach im richtigen Account. Die Stammdaten kommen vom korrekten Eintrag, der doppelte wird gelöscht.
- Klicken Sie oben auf Merging. itegon schlägt mögliche Doppeleinträge vor: aktive Accounts mit gleichem Vor- und Nachnamen (Groß- und Kleinschreibung und Leerzeichen egal), von denen mindestens einer keinen Fremdschlüssel hat.
- Wählen Sie den doppelten Eintrag und den korrekten Eintrag.
- Prüfen Sie die Zusammenfassung und starten Sie die Zusammenführung.
Gleiche Mailadresse: Sind doppelte Mailadressen nicht erlaubt (Parameter reg_doppelte_email_erlauben beginnt mit „N“), schlägt itegon zusätzlich Accounts mit derselben Mailadresse vor, auch wenn die Namen abweichen. So fallen Tippfehler im Namen auf, zum Beispiel „Müller“ und „Mülle“. Leere Adressen und „KEINE“ zählen nicht. In beiden Auswahllisten steht dann die Mailadresse hinter jedem Eintrag, und Gruppen mit unterschiedlichen Namen tragen den Zusatz „Namen abweichend, gleiche E-Mail“. Ist die Sekretariatsfunktion eingeschaltet („J“), teilen sich mehrere Personen bewusst eine Mailadresse. Dann vergleicht itegon nur die Namen.