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Infomail versenden

Mit der Infomail schreiben Sie direkt aus itegon an alle Teilnehmenden einer Veranstaltung, an die Warteliste, an Referierende, Helfende oder Sponsoren. Ohne Veranstaltung geht sie als Rundmail an eine ganze Benutzergruppe.

Einmalig einrichten: Kontakt und Signatur

Unter jeder Mail, die itegon verschickt, stehen zwei Blöcke: Haben Sie Fragen? mit Ihren Kontaktdaten und die Signatur. Das gilt für alle Mails, also auch für Buchungsbestätigungen, Kennwort-Mails und den Newsletter. Beide Texte richtet ein Admin einmal ein, danach gelten sie überall.

Fuß einer itegon-Mail
… Inhalt der Mail …
Haben Sie Fragen?
Unser Team erreichen Sie werktags von 8 bis 16 Uhr unter 06221 123456. 1
Veranstaltungsbüro, Musterweg 1
12345 Musterstadt
Telefon 01234 567-0 2
Diese Nachricht wurde automatisch erzeugt.

Mockup: die beiden Blöcke am Ende jeder Mail.

  1. Öffnen Sie als Admin die Hinweistexte (Schnellwahl › Einstellungen › Hinweistexte) und filtern Sie nach Mailversand.
  2. Klicken Sie beim Eintrag frage („Text unterhalb von Mails für Haben Sie Fragen“) auf Bearbeiten. Tragen Sie im Feld Feldbeschreibung Ihre Öffnungszeiten oder einen Kontakt ein 1 und speichern Sie.
  3. Klicken Sie beim Eintrag signa („Signatur, wird unterhalb der Mails eingeblendet“) auf Bearbeiten. Tragen Sie im Feld Feldbeschreibung Ihre Signatur mit Anschrift ein 2 und speichern Sie.
Ist im Parameter mail_haben_sie_fragen eine Mailadresse hinterlegt, hängt itegon sie automatisch an den Fragen-Text an, sofern sie dort nicht schon steht. Bleiben beide Felder leer, fehlen die Blöcke in den Mails. Prüfen Sie das Ergebnis am besten mit einer Test-Mail an sich selbst.

Infomail öffnen

  • In der Veranstaltungsübersicht klicken Sie bei der Veranstaltung auf das Brief-Symbol.
  • In der Teilnehmerliste gibt es eine eigene Schaltfläche für die Warteliste.
  • Ohne Bezug zu einer Veranstaltung öffnen Sie im Menü Infomail, siehe Rundmail.

Empfänger wählen

Versende Infomail
InfomailUmfrage | Feedback | EvaluationTeilnahmebescheinigung 1
Teilnehmer/-innenWartelisteTeilnehmende UND WartelisteHelfer/-innenSponsorenReferierende 2
Empfänger: Stressbewältigung im Arbeitsalltag · 12 Adressen 3
SIMULATION – KEIN MAILVERSAND ▾ 4
Verwende Grußformel ▾
Kopie an…
Betreff
Nachricht

Mockup: Infomail zu einer Veranstaltung.

Nr.Bedeutung
1Die Reiter. Umfrage erscheint nur, wenn der Veranstaltung ein Fragebogen zugeordnet ist, Teilnahmebescheinigung erst nach der Veranstaltung.
2Die Empfängergruppe. Vorausgewählt sind die Teilnehmenden.
3Die Empfängeradressen. Über E-Mail senden (BCC) können Sie sie auch an Ihr eigenes Mailprogramm übergeben.
4Versandart und Optionen, siehe unten.

Mail schreiben und senden

  1. Lassen Sie zuerst SIMULATION – KEIN MAILVERSAND eingestellt. itegon zeigt dann, was passieren würde, ohne etwas zu verschicken.
  2. Wählen Sie, ob die Mail mit einer persönlichen Grußformel beginnt, etwa „Sehr geehrte Frau Dr. Müller“.
  3. Tragen Sie bei Bedarf unter Kopie an eine Adresse ein, die eine Kopie bekommen soll, zum Beispiel Ihre eigene.
  4. Schreiben Sie Betreff und Nachricht.
  5. Passt alles, stellen Sie auf VERSENDE eMAILS (kein Test) und schicken die Mail ab.
Fenster offen lassen: Bei vielen Empfängern verschickt itegon die Mails in Etappen, damit der Mailserver sie nicht als Spam einstuft. Die Fortschrittsanzeige läuft von selbst weiter. Schließen Sie das Fenster erst, wenn „Fertig“ erscheint. Wird der Versand unterbrochen, können Sie ihn mit Jetzt fortfahren an der richtigen Stelle fortsetzen.

Unter dem Formular sehen Sie, wie die zuletzt versendete Infomail dieser Veranstaltung aussah. Das hilft, wenn Sie eine Erinnerung im gleichen Stil schreiben möchten.

Rundmail an eine Benutzergruppe

Öffnen Sie die Infomail über das Menü ohne Veranstaltung, wählen Sie unter Versende diese E-Mail an alle Benutzer der Gruppe eine der Gruppen:

  • alle Teilnehmenden,
  • alle Referierenden,
  • alle Teilnehmenden, Referierenden und Admins.
Eine Rundmail erreicht alle Accounts dieser Gruppe, die eine Mailadresse haben. Gesperrte und archivierte Accounts sind ausgenommen. Für werbliche Inhalte brauchen Sie in der Regel eine Einwilligung. Nutzen Sie dafür besser den Newsletter.

Teilnahmebescheinigung und Umfrage

Über dieselbe Seite verschicken Sie nach der Veranstaltung auch die Teilnahmebescheinigungen und die Einladung zur Zufriedenheitsumfrage. Beides geht nur an Personen, die als anwesend markiert sind. itegon merkt sich, ob schon versendet wurde, und fragt vor einem zweiten Versand nach.