Teilnehmerliste und Buchungsmanagement
Im Buchungsmanagement verwalten Sie alle Personen, die eine Veranstaltung gebucht haben oder auf der Warteliste stehen: Zahlungen, Anwesenheit, Zusatzleistungen, Nachrücken und Listen zum Ausdrucken. Sie öffnen es in der Veranstaltungsverwaltung über das Teilnehmer-Symbol.
Das Buchungsmanagement im Überblick
| Teilnehmende | Betrag | Bezahlt | Anwesend | Opt.1 | Fkt. |
|---|---|---|---|---|---|
| Berger, Anna | 45,00 € | BEZAHLT | ✓ ja | ✓ | 🕓 🗑 |
| Klein, Jonas | 45,00 € | nicht erfolgt | unbekannt | – | 🕓 🗑 |
| Özdemir, Selin | 0,00 € | FREE | ✓ ja | – | 🕓 |
Mockup: Buchungsmanagement mit drei Personen.
| Nr. | Bedeutung |
|---|---|
| 1 | Suche nach Namen, Freitextfeldern oder dem Referenzcode einer Überweisung. Filter nach Zahlungsstatus. |
| 2 | Weitere Personen buchen, alle auf einmal als anwesend markieren, Listen öffnen und zur Warteliste wechseln. |
Zahlung, Nachlass und Zusatzleistungen
- Zahlungseingang: Ein Klick setzt die Buchung auf BEZAHLT. Aus Versehen gesetzt? Sie können auf NICHT BEZAHLT zurückstellen, wahlweise zum Normal- oder zum Frühbucherpreis.
- FREE: erlässt die Teilnahmegebühr, zum Beispiel für Referierende oder Sponsoren. Zusatzbuchungen bleiben davon unberührt.
- Nachlass: für Sonderkonditionen. Sie geben Betrag und Begründung ein.
- Add-on 1 und 2: nachträglich eine extra Leistung berechnen, mit Betrag und kurzer Beschreibung.
- Optionen (Zusatzleistungen 1 bis 4) buchen oder entfernen. Ist die Buchung schon bezahlt, geht das nicht mehr.
Anwesenheit erfassen
Je Person setzen Sie die Anwesenheit auf teilgenommen, nicht teilgenommen oder unbekannt. Für alle auf einmal gibt es Alle anwesend und Alle unbekannt.
Personen buchen und stornieren
- Zusätzlichen Teilnehmer buchen: Sie buchen eine Person direkt, auch wenn sie sich nicht selbst anmelden kann. Gibt es sie noch nicht, legen Sie sie dabei an. Als Administration dürfen Sie dabei auch über die Maximalzahl hinaus buchen.
- Buchung stornieren: Nach der Sicherheitsabfrage wählen Sie JA, inkl. autom. Nachrücken aus Warteliste oder JA, ohne Nachrücken. Beim Nachrücken wird die erste Person der Warteliste gebucht und bekommt eine E-Mail.
- Stornieren ist gesperrt, sobald ein Zahlungseingang oder die Anwesenheit gebucht ist.
- Das Protokoll je Person zeigt, was wann geändert wurde.
Warteliste verwalten
- Die Reihenfolge ändern Sie mit den Pfeilen (Position +1 / -1 oder an den Anfang).
- In die Teilnehmerliste verschieben bucht eine Person direkt von der Warteliste.
- Einzelne Personen entfernen oder die ganze Warteliste löschen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
- Unter Weitere Funktionen: E-Mail an alle auf der Warteliste und Export der Warteliste.
Listen und Exporte
| Liste | Wofür |
|---|---|
| Teilnehmendenliste [intern] | Vollständige Liste mit allen Angaben für die Organisation. |
| Teilnehmendenliste [Kundenversion] (PDF) | Liste zum Netzwerken, nur mit Personen, die zugestimmt haben und anwesend waren. |
| Anwesenheitsliste | Zum Unterschreiben vor Ort. Eigene Liste für Helfende und Sponsoren. |
| Unterschriftenliste der Foren | Getrennt nach gewählten Foren bzw. Einzelterminen. |
| Zusatzoptionen | Wer welche Zusatzleistung gebucht hat, zum Beispiel für die Essensplanung. |
| Antworten auf Zusatzfragen | Alle Antworten auf die Fragen bei der Buchung. |
| Warteliste | Druckversion der aktuellen Warteliste. |
| CSV-Datenexport | Teilnehmende, Referierende sowie Helfende und Sponsoren als Datei für Excel. |
Teilnehmerliste für Teilnehmende
Teilnehmende können bei der Buchung zustimmen, auf einer Liste zum Netzwerken zu erscheinen. Diese Liste bekommen nach dem Fairplay-Prinzip nur Personen, die selbst zugestimmt haben. Aufgeführt sind nur Personen, die zugestimmt haben und als anwesend markiert sind. Nach der Veranstaltung finden Teilnehmende sie unter Gebuchte Veranstaltungen › Vergangen.
Referent:innen und Sponsoren können Sie als Teilnehmende buchen, zum Beispiel damit sie auf der Liste stehen. Die Gebühr erlassen Sie dann mit FREE.
Für Admins: Einstellungen
| Parameter | Wirkung |
|---|---|
verwende_teilnehmendenlisten | Abfrage der Zustimmung bei der Buchung und Teilnehmerliste für Teilnehmende. |
verwende_pdf_teilnehmerliste | Teilnehmerliste als PDF. |
teilnehmerliste_kunde_download | Teilnehmende dürfen die Liste herunterladen. |
teilnehmerliste_bild_verwenden | Profilbilder auf der Liste. |
referent_teilnehmerdaten_csv | Referent:innen dürfen Teilnehmerdaten als CSV exportieren. |