Warenwirtschaft (Shopsystem)

Mit der Warenwirtschaft bearbeiten die zuständigen Stellen alle Bestellungen, die über die Warenkörbe (Shops) in itegon eingehen. Hier genehmigen, bearbeiten und rechnen Sie Aufträge ab. Als Administration richten Sie außerdem Abteilungen, Produktgruppen und Warenkörbe ein.

Bestellungen im Dashboard im Blick behalten

Den aktuellen Stand der Bestellungen sehen Sie jederzeit im Dashboard. Dort erscheinen alle offenen Bestellungen, sobald sie genehmigt sind. Bestellungen, die noch auf eine Freigabe warten, tauchen hier also noch nicht auf.

Mockup: Dashboard-Kachel mit der Zahl der zu bearbeitenden Aufträge je Warenkorb.

Zur Warenwirtschaft wechseln

Wer Bearbeitungsrechte für das Shopsystem hat, kommt am schnellsten über die Schnellsprungfunktion (Schnellwahl) von itegon zur Übersicht. Klicken Sie dort auf den Eintrag Warenwirtschaft 2.

Mockup: Schnellwahl. Welche Kacheln Sie sehen, hängt von Ihren Rechten ab.

Danach landen Sie in der eigentlichen Übersicht. Hier arbeiten Sie als zuständige Person für einen bestimmten Shop die Bestellungen ab und rechnen sie ab.

Die Übersicht „Warenwirtschaft: Administration“

Mockup: Übersicht der Warenwirtschaft mit den Bedienelementen [1] bis [10].

Was die einzelnen Elemente bewirken

Produktgruppen verwalten [2]

Produktgruppen sind Katalogeinträge mit zwei Ebenen:

• Ebene 1 ist der Name der Produktgruppe.
• Ebene 2 bestimmt die Sortierreihenfolge in den Aufträgen.
• Mit dem Auge-Symbol blenden Sie eine Produktgruppe aus. Sie wird dann nicht mehr angezeigt und kann nicht mehr verwendet werden.

Mockup: Katalog der Produktgruppen. Die letzte Zeile ist ausgeblendet.

Aufträge bearbeiten

In der Liste [10] hat jeder Auftrag rechts eigene Aktionen. Welche erscheinen, hängt vom Status ab:

Unter der Liste finden Sie außerdem Sammelaktionen für alle gerade angezeigten Aufträge: alle drucken, alle auf in Arbeit setzen oder alle auf abgeschlossen setzen. Die Sammelaktion für abgeschlossen gibt es nur in der Liste in Arbeit. Tipp: Filtern Sie vorher mit [7] und [8], damit Sie nur die gewünschten Aufträge erwischen.

Einen Auftrag Schritt für Schritt abarbeiten

1. Öffnen Sie den Auftrag mit dem Stift-Symbol.
2. Klicken Sie auf Bearbeitung übernehmen. Der Auftrag wechselt auf in Arbeit, die Bestellenden können ihn nicht mehr selbst ändern.
3. Liefern Sie aus. Ist alles erledigt, klicken Sie auf Fertig. Der Auftrag steht jetzt auf abgeschlossen und wartet auf die Abrechnung.

Viele Aufträge auf einmal setzen Sie mit den Sammelaktionen unter der Liste weiter. Muss ein Auftrag in Arbeit doch entfallen, finden Sie im Auftrag Auftrag stornieren.

Positionen korrigieren

Bei der Bearbeitung eines Auftrags können Sie Positionen ändern und löschen. Neue Positionen aus dem Warenkorb können Sie dagegen nicht hinzufügen. Dafür gibt es Freitextpositionen. Mit einem negativen Preis lassen sich darüber auch Rabatte, Nachlässe und andere Preiskorrekturen abbilden. So bleibt für alle nachvollziehbar, was geändert wurde.

Stornieren

Ein stornierter Auftrag lässt sich bewusst nicht wieder aktivieren. Prüfen Sie deshalb vor dem Stornieren genau, ob das wirklich gewollt ist.

Ist in Ihrer Installation eine Stornogebühr eingerichtet, zeigt itegon die Gebühr in der Sicherheitsabfrage an. Wird ein Auftrag storniert, der schon in Arbeit ist, legt itegon automatisch einen eigenen Auftrag über die Stornogebühr an. Dieser verweist auf den stornierten Auftrag und wird ganz normal mit abgerechnet.

Aufträge abrechnen

1. Setzen Sie alle erledigten Aufträge auf den Status abgeschlossen.
2. Oben rechts erscheint je Warenkorb der Button „… abrechnen“ [6].
3. Klicken Sie darauf. Alle abgeschlossenen Aufträge dieses Warenkorbs werden abgerechnet und erhalten den Status fertig.
4. Die Belege finden Sie später unter Abrechnungsbelege (Historie) [9].

Wer welche Mail bekommt

Ein Abrechnungslauf verschickt drei Arten von Mails. Die Adressen dafür legen Sie je Warenkorb in den Abrechnungsparametern fest.

Die Mails an Besteller:innen und freigebende Personen gehen nicht sofort raus, sondern in Paketen. Der Grund: Mailserver nehmen nur eine begrenzte Zahl Mails pro Stunde an. Bei einem Warenkorb mit 100 Bestellenden wären das 100 Mails auf einen Schlag, und der Provider würde den Versand sperren. itegon stellt die Mails deshalb in eine Warteschlange und arbeitet sie nach und nach ab.

Mockup: Hinweis zur Warteschlange nach einem Abrechnungslauf.

• Direkt nach dem Abrechnungslauf schickt itegon das erste Paket. Danach zählt die Seite eine Minute herunter und schickt das nächste, solange Sie die Seite offen lassen.
• Sie müssen nicht warten. Was noch offen ist, holt itegon beim nächsten Aufruf des Dashboards oder der Warenwirtschaft nach, jeweils ein Paket. Die Mails kommen also etwas später, aber sie kommen.
• Ist das Stundenlimit erreicht, sagt der Hinweis, in wie vielen Minuten es weitergeht.
• Kommt eine Mail beim Mailserver nicht an, versucht itegon es bei den nächsten Paketen noch zweimal. Nach dem dritten Fehlversuch gibt itegon die Mail auf und schreibt das mit der Fehlerursache ins Protokoll.
• Jede gesendete Mail steht ebenfalls im Protokoll, mit Empfängeradresse und Warenkorb.

Die Status eines Auftrags

Ein Auftrag durchläuft im Normalfall diese Stationen:

Daneben gibt es zwei Endstatus: abgelehnt (die Freigabe wurde verweigert) und storniert (endgültig, nicht umkehrbar).

Für Admins: Rechte und Konfiguration

Rechtestufen im Shopsystem

Zusätzlich zur Rechtestufe legen Sie im Benutzerkonto fest, für welche Warenkörbe jemand zuständig ist und ob die Person abrechnen darf. Mehr dazu unter Benutzer berechtigen.

Kataloge

Wichtige Einstellungen