Warenwirtschaft (Shopsystem)
Mit der Warenwirtschaft bearbeiten die zuständigen Stellen alle Bestellungen, die über die Warenkörbe (Shops) in itegon eingehen. Hier genehmigen, bearbeiten und rechnen Sie Aufträge ab. Als Administration richten Sie außerdem Abteilungen, Produktgruppen und Warenkörbe ein.
Bestellungen im Dashboard im Blick behalten
Den aktuellen Stand der Bestellungen sehen Sie jederzeit im Dashboard. Dort erscheinen alle offenen Bestellungen, sobald sie genehmigt sind. Bestellungen, die noch auf eine Freigabe warten, tauchen hier also noch nicht auf.
Warenwirtschaft
| Gruppe | Warenkorb | Zu bearbeiten |
|---|---|---|
| Catering | Bewirtung Besprechungen | 4 |
| Büro | Büromaterial | 1 |
Mockup: Dashboard-Kachel mit der Zahl der zu bearbeitenden Aufträge je Warenkorb.
Zur Warenwirtschaft wechseln
Wer Bearbeitungsrechte für das Shopsystem hat, kommt am schnellsten über die Schnellsprungfunktion (Schnellwahl) von itegon zur Übersicht. Klicken Sie dort auf den Eintrag Warenwirtschaft 2.
Mockup: Schnellwahl. Welche Kacheln Sie sehen, hängt von Ihren Rechten ab.
Danach landen Sie in der eigentlichen Übersicht. Hier arbeiten Sie als zuständige Person für einen bestimmten Shop die Bestellungen ab und rechnen sie ab.
Die Übersicht „Warenwirtschaft: Administration“
Lieferung 24.09. | Kostenstelle 4711
Lieferung 23.09. | Kostenstelle 1020
Lieferung 19.09. | Kostenstelle 3300
Mockup: Übersicht der Warenwirtschaft mit den Bedienelementen [1] bis [10].
Was die einzelnen Elemente bewirken
| Nr. | Funktion |
|---|---|
| 1 | Abteilungen | Bereiche: Hier legen Sie fest, welche Gruppen bzw. Abteilungen bestellen dürfen, siehe Abteilungen. |
| 2 | Produktgruppen: Verwaltung der Produktgruppen über Katalogeinträge (siehe unten). |
| 3 | Warenkorbbezeichnungen: Hier legen Sie Warenkörbe (Shops) an und verwalten sie. |
| 4 5 | Ein Button je Warenkorb (im Beispiel zwei Shops): Hier hinterlegen Sie die einzelnen Produkte und Preise sowie die zuständigen Personen für die interne Abrechnung, siehe Warenkorb administrieren. Ist ein Warenkorb nicht sichtbar geschaltet, steht [OFFLINE] daneben. |
| 6 | Abrechnen: Der Button erscheint je Warenkorb, sobald mindestens ein fertig bearbeiteter Auftrag (Status abgeschlossen) vorliegt. Ein Klick rechnet alle abgeschlossenen Aufträge dieses Warenkorbs ab. Darunter aktualisiert Ansicht aktualisieren die Seite. |
| 7 | Textfilter: Grenzt die Aufträge unter [10] über ein Stichwort ein. |
| 8 | Statusfilter: Standardmäßig sehen Sie Aufträge mit dem Status genehmigt, in Arbeit und abgeschlossen. Aufträge, die auf Freigabe warten, storniert oder abgelehnt sind, sehen Sie nur, wenn Sie diesen Status hier gezielt auswählen. |
| 9 | Auftragsübersicht: Hier sehen Sie alle Aufträge, auch vergangene. Personen mit Abrechnungsrecht finden daneben die Abrechnungsbelege (Historie). |
| 10 | Liste der aktuellen (offenen) Aufträge und Bestellungen mit Status, Auftragsnummer, Titel und Aktionen. |
Produktgruppen verwalten [2]
Produktgruppen sind Katalogeinträge mit zwei Ebenen:
- Ebene 1 ist der Name der Produktgruppe.
- Ebene 2 bestimmt die Sortierreihenfolge in den Aufträgen.
- Mit dem Auge-Symbol blenden Sie eine Produktgruppe aus. Sie wird dann nicht mehr angezeigt und kann nicht mehr verwendet werden.
| Ebene 1 (Name) | Ebene 2 (Sortierung) | Sichtbar |
|---|---|---|
| Getränke | 10 | 👁 |
| Snacks und Gebäck | 20 | 👁 |
| Mittagessen | 30 | 👁 |
| Saisonangebot Sommer | 90 | 👁 ausgeblendet |
Mockup: Katalog der Produktgruppen. Die letzte Zeile ist ausgeblendet.
Aufträge bearbeiten
In der Liste [10] hat jeder Auftrag rechts eigene Aktionen. Welche erscheinen, hängt vom Status ab:
| Status des Auftrags | Mögliche Aktionen |
|---|---|
| warte_auf_freigabe | Genehmigen oder ablehnen (freigebende Personen). Die bearbeitende Stelle kann den Auftrag auch selbst freigeben. |
| genehmigt | Anzeigen, bearbeiten, an die bestellende Person zurückgeben. |
| in_arbeit | Anzeigen, bearbeiten, zurückgeben, zurück auf genehmigt setzen. |
| abgeschlossen | Anzeigen, bearbeiten, zurückgeben, zurück auf in Arbeit setzen. Wartet auf die Abrechnung. |
| abgelehnt | Zurück auf genehmigt setzen, zurückgeben oder löschen. |
Unter der Liste finden Sie außerdem Sammelaktionen für alle gerade angezeigten Aufträge: alle drucken, alle auf in Arbeit setzen oder alle auf abgeschlossen setzen. Tipp: Filtern Sie vorher mit [7] und [8], damit Sie nur die gewünschten Aufträge erwischen.
Einen Auftrag Schritt für Schritt abarbeiten
- Öffnen Sie den Auftrag mit dem Stift-Symbol.
- Klicken Sie auf Bearbeitung übernehmen. Der Auftrag wechselt auf in Arbeit, die Bestellenden können ihn nicht mehr selbst ändern.
- Liefern Sie aus. Ist alles erledigt, klicken Sie auf Fertig. Der Auftrag steht jetzt auf abgeschlossen und wartet auf die Abrechnung.
Viele Aufträge auf einmal setzen Sie mit den Sammelaktionen unter der Liste weiter. Muss ein Auftrag in Arbeit doch entfallen, finden Sie im Auftrag Auftrag stornieren.
Positionen korrigieren
Bei der Bearbeitung eines Auftrags können Sie Positionen ändern und löschen. Neue Positionen aus dem Warenkorb können Sie dagegen nicht hinzufügen. Dafür gibt es Freitextpositionen. Mit einem negativen Preis lassen sich darüber auch Rabatte, Nachlässe und andere Preiskorrekturen abbilden. So bleibt für alle nachvollziehbar, was geändert wurde.
Stornieren
Ein stornierter Auftrag lässt sich bewusst nicht wieder aktivieren. Prüfen Sie deshalb vor dem Stornieren genau, ob das wirklich gewollt ist.
Ist in Ihrer Installation eine Stornogebühr eingerichtet, zeigt itegon die Gebühr in der Sicherheitsabfrage an. Wird ein Auftrag storniert, der schon in Arbeit ist, legt itegon automatisch einen eigenen Auftrag über die Stornogebühr an. Dieser verweist auf den stornierten Auftrag und wird ganz normal mit abgerechnet.
Aufträge abrechnen
- Setzen Sie alle erledigten Aufträge auf den Status abgeschlossen.
- Oben rechts erscheint je Warenkorb der Button „… abrechnen“ [6].
- Klicken Sie darauf. Alle abgeschlossenen Aufträge dieses Warenkorbs werden abgerechnet und erhalten den Status fertig.
- Die Belege finden Sie später unter Abrechnungsbelege (Historie) [9].
Die Status eines Auftrags
Ein Auftrag durchläuft im Normalfall diese Stationen:
Daneben gibt es zwei Endstatus: abgelehnt (die Freigabe wurde verweigert) und storniert (endgültig, nicht umkehrbar).
| Nr. | Status | Bedeutung |
|---|---|---|
| 1 | warenkorb | Die Bestellung wird noch zusammengestellt. |
| 2 | warte_auf_freigabe | Abgeschickt, die Freigabe steht noch aus. |
| 3 | genehmigt | Freigegeben, wartet auf Bearbeitung. Ab jetzt im Dashboard sichtbar. |
| 4 | abgelehnt | Die Freigabe wurde verweigert. |
| 5 | in_arbeit | Die bearbeitende Stelle kümmert sich darum. |
| 6 | abgeschlossen | Erledigt, wartet auf die Abrechnung. |
| 7 | fertig | Erledigt und berechnet. |
| 8 | storniert | Storniert, kann nicht reaktiviert werden. |
Für Admins: Rechte und Konfiguration
Rechtestufen im Shopsystem
| Stufe | Bedeutung |
|---|---|
| 0 | Kein Zugriff |
| 1 | Leserechte |
| 2 | Kunde und Freigebende |
| 3 | Mitarbeitende (Bearbeitung von Aufträgen) |
| 4 | Administration und Konfiguration des Shops |
Zusätzlich zur Rechtestufe legen Sie im Benutzerkonto fest, für welche Warenkörbe jemand zuständig ist und ob die Person abrechnen darf. Mehr dazu unter Benutzer berechtigen.
Kataloge
| Eintrag | Bedeutung |
|---|---|
reg_katalog7_bezeichnung | Shop: Produktgruppen | Kategorien |
reg_katalog8_bezeichnung | Shop: Warenkörbe. Ebene 1 ist die Kurzform des Warenkorbs (z. B. wk001), Ebene 2 die angezeigte Bezeichnung. |
Wichtige Einstellungen
| Parameter | Bedeutung |
|---|---|
shop_bestellpuffer_tage | Mindestvorlauf in Tagen zwischen Bestellung und Lieferung. Für Bearbeitende mit Recht 3 oder höher, die aus der Warenwirtschaft kommen, gilt der Puffer nicht. So können sie Bestellungen auch kurzfristig noch anpassen. |
shop_details_anzeigen | Legt fest, ob die Details eines Auftrags oberhalb oder unterhalb der Positionen stehen. |
shop_min_bestellwert_kurzform | Mindestbestellwert für einen Warenkorb. Die Kurzform ist der fünfstellige Katalogeintrag des Warenkorbs, z. B. shop_min_bestellwert_wk001. Der Eintrag ist optional und muss nicht unter Einstellungen verfügbar sein. |
shop_verwende_stornogebuehr | Schaltet Stornogebühren ein (J/N). |
shop_stornogeb_kurzform | Höhe der Stornogebühr (brutto) für einen Warenkorb. |
shop_stornogeb_ust_kurzform | Steuersatz der Stornogebühr in Prozent. Bei 0 wird die Gebühr ohne Steuer berechnet. |