Raumbuchung: Selfservice

Unter Raumbuchung - Selfservice sehen Sie, welche Räume frei sind, und buchen einen Raum selbst, ohne Umweg über das Verleih-Team. Steht vor dem Raum ein Monitor, geht das auch direkt dort: QR-Code scannen, E-Mail-Adresse angeben und per Link bestätigen.

Die Raumübersicht

Sie öffnen die Seite im Menü mit Raumbuchung - Selfservice, direkt unter dem Menüpunkt des Verleihs.

Mockup: Raumübersicht mit eigener Buchung und Tagesplan.

Ohne Anmeldung sehen Sie nur den Tagesplan und einen Hinweis mit Login. Wer einen Raum gebucht hat und wofür, zeigt die Seite nicht: Fremde Buchungen stehen nur als „belegt“ mit ihrer Uhrzeit im Plan.

Einen Raum buchen

1. Melden Sie sich an.
2. Klicken Sie beim Raum auf Buchen oder direkt auf eine freie Stelle in der Zeitleiste. Dann ist die Uhrzeit schon vorbelegt.
3. Wählen Sie Datum und Beginn. Der Beginn geht in Viertelstunden.
4. Wählen Sie die Dauer: ½ Stunde, 1 Stunde, 2 Stunden, 4 Stunden oder ganzer Tag.
5. Tragen Sie optional einen Anlass / Hinweis ein, zum Beispiel „Teambesprechung“.
6. Klicken Sie auf Verbindlich buchen. Ist der Raum in dem Zeitraum schon belegt, nennt itegon die Zeiten, die im Weg sind.

Mockup: Buchungsformular.

• Ganzer Tag bucht den Raum von 0 bis 24 Uhr. Buchen Sie für heute, gilt der Rest des Tages ab jetzt bis 24 Uhr. Der Beginn spielt bei dieser Auswahl keine Rolle.
• Der Beginn darf nicht in der Vergangenheit liegen. Die laufende Viertelstunde zählt noch.
• Sie buchen immer für sich selbst. Längere Buchungen, Serien und Buchungen für andere übernimmt das Verleih-Team.

Nach dem Buchen bestätigt itegon den Raum mit Datum und Uhrzeit und schickt Ihnen eine Bestätigung per E-Mail.

Ihre Buchungen und Stornieren

Oben auf der Seite stehen unter Ihre Buchungen alle Räume, die für Sie gebucht sind und deren Zeit noch nicht vorbei ist. Dazu gehören auch Buchungen, die das Verleih-Team für Sie eingetragen hat. Räume, die zu einer Veranstaltung gehören, stehen nicht in dieser Liste.

• Stornieren fragt noch einmal nach und gibt den Raum dann sofort frei. Bitte stornieren Sie, wenn Sie den Raum doch nicht brauchen. So wird er für andere frei.
• Das Symbol mit dem Dateityp vor Stornieren öffnet das Dokument, das zum Raum hinterlegt ist. Ohne Dokument fehlt es.
• Dieselben Buchungen finden Sie unter Persönliche Daten bei Reservierungen und Ausleihen und im Kontoauszug.

Am Raum buchen per QR-Code NEU

Zeigt der Monitor vor einem freien Raum einen QR-Code mit der Beschriftung Jetzt buchen, buchen Sie den Raum direkt von dort, ab sofort und ohne Login. Sie brauchen nur Ihr Handy und Zugriff auf Ihre E-Mails.

Mockup: die drei Schritte auf dem Handy.

1. Scannen Sie den QR-Code am Monitor. Es öffnet sich die Seite Raum buchen für genau diesen Raum.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, mit der Sie bei itegon registriert sind. Wählen Sie die Dauer: ½, 1, 2 oder 4 Stunden oder den Rest des Tages. Was wegen der nächsten Buchung nicht mehr passt, ist ausgegraut. Der Anlass ist optional.
3. Tippen Sie auf Bestätigungslink anfordern. itegon schickt Ihnen eine E-Mail.
4. Öffnen Sie die E-Mail und tippen Sie auf Buchung bestätigen. Auf der Seite, die sich öffnet, tippen Sie auf Jetzt verbindlich buchen. Erst jetzt ist der Raum für Sie gebucht. Fragt die Seite Für wen buchen Sie?, wählen Sie vorher die Person aus.
5. Zum Schluss bekommen Sie die normale Bestätigung per E-Mail.

• Der Beginn ist die nächstgelegene Viertelstunde. Um 10:07 Uhr beginnt die Buchung um 10:00 Uhr, um 10:09 Uhr um 10:15 Uhr.
• Keine E-Mail erhalten? Dann ist die Adresse nicht bei itegon registriert oder nicht zum Buchen berechtigt. Aus Datenschutzgründen zeigt die Seite in beiden Fällen denselben Text und verrät nicht, ob es eine Adresse gibt. Wenden Sie sich an das Verleih-Team.
• Mehrere Personen unter einer E-Mail-Adresse? Buchen Sie auch für andere und sind unter Ihrer Adresse mehrere Personen registriert, nennt die E-Mail deren Namen. Auf der Seite zum Bestätigen wählen Sie dann unter Für wen buchen Sie? die Person aus. Die Auswahl ist Pflicht, ohne sie wird nichts gebucht. Zur Wahl stehen nur Personen, die Räume buchen dürfen. Die Buchung steht danach im Profil der gewählten Person, die Bestätigung geht an die gemeinsame Adresse.
• Haben Sie mehrfach angefragt, gilt der Link aus der neuesten E-Mail. Mehr als drei Anfragen in 15 Minuten nimmt itegon nicht an.
• Stornieren können Sie die Buchung nach dem Login unter Ihre Buchungen.

Gut zu wissen

• Es gibt keine Pufferzeit: 10:00 bis 12:00 und 12:00 bis 14:00 passen direkt hintereinander.
• Ihre Einrichtung kann festlegen, wie viele offene Buchungen Sie gleichzeitig haben dürfen. Ist die Grenze erreicht, sagt Ihnen itegon das beim Buchen. Stornieren Sie dann eine Buchung oder wenden Sie sich an das Verleih-Team.
• Der Anlass kann auf dem Monitor vor dem Raum stehen. Schreiben Sie deshalb nichts Vertrauliches hinein.
• Ist Ihr Account gesperrt oder archiviert, können Sie nicht buchen und bekommen keine E-Mails zur Raumbuchung.

Für Admins: Einrichten

1. Die Raumbuchung muss eingeschaltet sein und die Räume müssen als Ressourcen angelegt sein.
2. Stellen Sie je Raum in den Stammdaten unter Sichtbarkeit ein, dass er für Kundinnen und Kunden sichtbar ist. Nur dann steht er auf dieser Seite. Soll er selbst buchbar sein, muss er außerdem verleihbar sein (kein Präsenzbestand). Bild, Beschreibung und Dokument sind optional.
3. Schalten Sie den Menüpunkt mit menue_raumbuchung_kd_anzeigen ein.
4. Legen Sie fest, wer buchen darf: alle angemeldeten Personen (raumbuchung_jeder_darf_buchen) oder nur ausgewählte, über das Recht Räume selbst buchen in der Benutzerverwaltung.
5. Für das Buchen am Monitor schalten Sie publicdisplay_raum_qr_buchung ein, siehe Public Display.