Referentenkonsole
In der Referentenkonsole haben Referent:innen alle eigenen Veranstaltungen an einem Ort: mit Teilnehmerzahlen, Teilnehmerlisten und Dokumenten für die Teilnehmenden. Sie finden sie im Menü unter Referentenkonsole. Für Referent:innen ist sie meist auch die Einstiegsseite nach dem Login.
Die Konsole im Überblick
Die Überschrift lautet „Meine Veranstaltungen (als Referentin)“ bzw. „(als Referent)“. Darunter sehen Sie für jede Veranstaltung, der Sie zugeordnet sind, eine eigene Karte.
Mockup: Referentenkonsole mit einer Veranstaltung. Welche Buttons erscheinen, hängt von Ihren Rechten ab.
| Nr. | Bedeutung |
|---|---|
| 1 | Umschalten zwischen aktuellen und vergangenen Veranstaltungen. Falls Ihre Organisation es nutzt, starten Sie hier auch das Live Voting für Abstimmungen im Seminar. |
| 2 | Suche nach dem Titel einer Veranstaltung. |
| 3 | Die Aktionen für diese Veranstaltung, siehe unten. |
| 4 | Teilnehmerzahlen: gebucht (TN), Warteliste (WL) und Mindest-/Höchstzahl. |
| 5 | Ihre Dokumente für die Teilnehmenden. Darunter folgen gegebenenfalls die Einzeltermine, die Sie leiten. |
Was Sie je Veranstaltung tun können
Welche Buttons Sie sehen, legt die Administration für jede Veranstaltung einzeln fest. Es kann also sein, dass Sie bei einer Veranstaltung mehr dürfen als bei einer anderen.
| Button | Was er macht |
|---|---|
| Bearbeiten | Öffnet die Beschreibung der Veranstaltung im Editor (neues Fenster). So halten Sie Inhalt, Ablauf und Hinweise selbst aktuell. |
| Dokument | Lädt eine Datei für die Teilnehmenden hoch, siehe Dokumente bereitstellen. |
| Anwesenheit | Druckfertige Anwesenheitsliste zum Unterschreiben vor Ort. |
| Teilnehmerliste | Die Liste aller Teilnehmenden. Hier können Sie auch die Anwesenheit direkt in itegon buchen. |
| CSV | Exportiert die Teilnehmerdaten als Datei für Excel. Enthalten sind nur Personen, die der Weitergabe ihrer Daten zugestimmt haben. |
| Fragen/Input anfordern | Sammelt Fragen oder Themenwünsche der Teilnehmenden per QR-Code, vorab oder live. Siehe Fragen einbringen. |
| Details | Zeigt die Veranstaltung so, wie Teilnehmende sie sehen. |
Leiten Sie einzelne Termine einer Veranstaltung, stehen diese unter Einzeltermine mit Uhrzeit, Raum und Zahl der Buchungen. Mit dem Stift bearbeiten Sie die Beschreibung des Einzeltermins, sofern Sie das dürfen.
Dokumente für Teilnehmende bereitstellen NEU
- Klicken Sie bei der Veranstaltung auf Dokument.
- Wählen Sie die Datei aus. Erlaubt sind PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG und PNG, andere Dateien lehnt itegon ab. Speichern Sie ältere Office-Dateien (DOC, XLS, PPT) vorher im neuen Format oder als PDF.
- Geben Sie der Datei eine verständliche Bezeichnung, zum Beispiel „Folien Teil 1“. Die Bezeichnung sehen die Teilnehmenden später als Linktext.
- Klicken Sie auf Hochladen. Die Datei erscheint in der Konsole unter Dokumente.
- Legen Sie fest, wer sie sehen darf: Ein Klick auf das Etikett schaltet zwischen nur Teilnehmende (nach der Buchung) und für alle sichtbar um.
Die Teilnehmenden finden die Dokumente in den Details der Veranstaltung. Mit dem Stift ändern Sie die Bezeichnung, mit dem Papierkorb löschen Sie die Datei.
Teilnehmerzahlen richtig lesen
- TN grün: Die Mindestteilnehmerzahl ist erreicht, die Veranstaltung kann stattfinden.
- TN rot: Es haben sich noch zu wenige angemeldet.
- WL: So viele Personen stehen auf der Warteliste. Die Spalte erscheint nur, wenn die Veranstaltung eine Warteliste hat.
- Der kleine Balken unter min/max zeigt, wie voll die Veranstaltung ist.
Für Admins: Rechte vergeben NEU
Admins und Power User sehen in der Referentenkonsole alle Veranstaltungen mit allen Buttons und können auch die Dokumente anderer Personen bearbeiten, sperren und löschen. Ein Hinweis oben auf der Seite „Als Admin bzw. Power User sehen Sie alle Veranstaltungen und können auch Dateien anderer Personen bearbeiten.“ erinnert daran. Darunter steht der Knopf → Administration | Veranstaltungen, mit dem Sie direkt zur Veranstaltungsverwaltung zurückspringen – praktisch, wenn Sie sich als Admin frei zwischen beiden Seiten bewegen und dabei im Arbeitsablauf bleiben wollen.
Umgekehrt gibt es in der Veranstaltungsverwaltung bei jeder Veranstaltung den Knopf Dokumente / Ref.Konsole: Er öffnet die Referentenkonsole direkt gefiltert auf diese eine Veranstaltung. Um danach wieder alle Veranstaltungen zu sehen, klicken Sie neben dem Suchfeld auf Filter zurücksetzen. Der Knopf erscheint automatisch, sobald ein Suchbegriff gesetzt ist, sowohl bei den aktuellen als auch bei den älteren Veranstaltungen.
Für Referent:innen legen Sie die Rechte fest, wenn Sie sie einer Veranstaltung zuordnen. Das geht je Veranstaltung und je Person:
| Recht | Schaltet frei |
|---|---|
| darf editieren | Bearbeiten der Veranstaltungsbeschreibung |
| darf Dateien hochladen | Dokument |
| darf Anwesenheitsliste | Anwesenheit |
| darf Anwesenheit buchen | Teilnehmerliste |
| darf Teilnehmer-CSV | CSV (nur wenn zusätzlich referent_teilnehmerdaten_csv eingeschaltet ist) |
| darf Einzeltermin editieren | Stift bei den Einzelterminen |
| Parameter | Wirkung |
|---|---|
max_kb_files | Maximale Größe hochgeladener Dokumente in KB. |
verwende_live_voting | Zeigt den Button Live voting. |
verwende_fragen_einbringen | Zeigt den Button Fragen/Input anfordern. |