Veranstaltungen verwalten

Unter Administration › Veranstaltungen legen Sie Veranstaltungen an, bearbeiten und veröffentlichen sie. Von hier aus erreichen Sie auch Teilnehmerlisten, Einzeltermine, Mails an Teilnehmende und das Budget.

Die Übersicht NEU

Jede Veranstaltung steht zunächst als kompakte Zeile in der Liste. Ein Klick auf die Zeile klappt sie auf und zeigt alle Funktionen. So bleibt die Liste auch bei vielen Veranstaltungen übersichtlich.

Mockup: Veranstaltungsverwaltung mit einer zugeklappten und einer aufgeklappten Veranstaltung.

Die Funktionen je Veranstaltung NEU

Einige Knöpfe erscheinen nur, wenn die passende Funktion eingeschaltet ist, zum Beispiel Budget, PDF-Liste, Ticket-Vorschau oder Public Display. Teilnehmerliste und Infomail sind ausgegraut, solange es weder Buchungen noch eine Warteliste gibt.

Automatisch veröffentlichen NEU

Eine Veranstaltung, die noch unsichtbar ist, kann itegon zu einem festen Tag von selbst sichtbar schalten. Das ist praktisch, wenn Sie das Programm schon fertig vorbereiten, die Anmeldung aber erst zu einem bestimmten Termin starten soll, zum Beispiel am Tag einer Ankündigung.

Mockup: der rosa Hinweisbereich einer unsichtbaren Veranstaltung mit dem Feld „Automatisch sichtbar ab“.

So geht es

1. Klappen Sie die unsichtbare Veranstaltung auf. Im rosa Hinweisbereich steht rechts das Feld Automatisch sichtbar ab. Bei sichtbaren Veranstaltungen gibt es das Feld nicht.
2. Wählen Sie den Tag, ab dem die Veranstaltung erscheinen soll, und klicken Sie auf Speichern. Der Tag muss in der Zukunft liegen, frühestens morgen.
3. Im Hinweisbereich steht jetzt „Wird am … automatisch sichtbar geschaltet“, und in der zugeklappten Zeile erscheint die gelbe Markierung sichtbar ab ….

Ab dem gewählten Tag stellt itegon die Veranstaltung beim ersten Aufruf einer itegon-Seite auf Sichtbar, egal wer die Seite aufruft. Die Vormerkung wird dabei gelöscht, und im Protokoll der Veranstaltung steht eine Zeile mit dem Benutzernamen AUTOMATIK.

Vormerkung ändern oder entfernen

• Ein anderes Datum wählen und erneut Speichern ersetzt die Vormerkung.
• entfernen löscht die Vormerkung, die Veranstaltung bleibt unsichtbar.
• Schalten Sie die Veranstaltung von Hand auf Sichtbar, ist die Vormerkung ebenfalls erledigt und wird gelöscht.

Räume reservieren NEU

Ist die Raumbuchung eingeschaltet, reservieren Sie Räume direkt aus der Veranstaltungsverwaltung. Es gibt zwei Wege:

• Für die ganze Veranstaltung über den Knopf Räume im Kopf der Veranstaltung. Eine Veranstaltung kann mehrere Räume haben, zum Beispiel Plenum und Foyer.
• Für einen einzelnen Programmpunkt direkt im Einzeltermin. Ein Einzeltermin hat genau einen Raum.

Mockup: Räume einer Veranstaltung reservieren.

• Pro Tag eine Reservierung: Bei einer mehrtägigen Veranstaltung wird der Raum an jedem Tag mit der Uhrzeit der Veranstaltung reserviert. Abends und nachts ist er für andere frei. Bereits vergangene Tage werden nicht reserviert.
• Datum oder Uhrzeit ändern: Die Räume wandern automatisch mit, wenn sie zur neuen Zeit frei sind. Ist ein Raum dann belegt, speichert itegon die Änderung nicht und nennt die Buchungen, die im Weg sind. Entfernen Sie in diesem Fall zuerst den Raum und reservieren Sie danach neu.
• Kein fester Termin: Solange der Termin offen ist (31.12.2099) oder Uhrzeiten fehlen, lässt sich kein Raum reservieren. Eine Veranstaltung mit Räumen kann nicht auf „Termin noch nicht bekannt“ gesetzt werden, bevor die Räume entfernt sind.
• Veranstaltung und Einzeltermine stören sich nicht: Ein Programmpunkt darf in einem Raum stattfinden, den die Veranstaltung selbst schon reserviert hat. Zwei Einzeltermine zur selben Zeit im selben Raum gehen dagegen nicht, ebenso wenig Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen oder Buchungen aus der Raumbuchung.

Ältere Veranstaltungen NEU

Unter Ältere Veranstaltungen stehen die bereits gelaufenen Veranstaltungen eines Jahres. Hier geht es vor allem um die Nachbereitung: Umfrage und Teilnahmebescheinigung verschicken und Listen abrufen. Jede Veranstaltung ist deshalb nur eine Zeile.

Mockup: eine Zeile in den älteren Veranstaltungen.

Neue Veranstaltung anlegen

1. Klicken Sie auf + Veranstaltung.
2. Füllen Sie mindestens Titel, Eventgruppe, Termin und die maximale Teilnehmerzahl aus.
3. Speichern Sie. Die Veranstaltung ist jetzt angelegt, aber noch unsichtbar.
4. Prüfen Sie die Vorschau und schalten Sie die Veranstaltung sichtbar.

Das Formular im Detail

Basisdaten

• Veranstaltungstitel (bis 250 Zeichen, der Zähler am Feld zeigt, wie viele noch frei sind) und ob Referierende angezeigt werden.
• Kurzbezeichnung: kurze, eindeutige Kursnummer mit höchstens 8 Zeichen. Leer lassen, dann vergibt itegon sie selbst.
• Art: Präsenz-, Online- oder Hybrid-Veranstaltung.
• Event-Gruppe: Unter welchem Thema die Veranstaltung erscheint, siehe Eventgruppen.
• URL zu Wegbeschreibung oder einer anderen Infoseite.

Zugang und Sichtbarkeit

• PIN oder Code: Die Veranstaltung ist sichtbar, zum Buchen braucht man aber den Code.
• Privatecode: Die Veranstaltung ist versteckt und nur über einen Link erreichbar. Vorhandene Codes übernehmen Sie per Doppelklick. Mehr unter Private Events.

Termin und Buchung

• Findet statt am … bis … sowie Uhrzeit von und bis. Die Uhrzeiten braucht itegon auch für den Kalendereintrag. Steht der Termin noch nicht fest, klicken Sie auf den Knopf neben dem Datum. Er trägt den Text aus dem Parameter bez_termin_noch_nicht_def (Vorgabe „Termin folgt“) und setzt das Datum auf den 31.12.2099. Dann heißt der Buchen-Button „unter Vorbehalt buchen“. Sind für die Veranstaltung schon Räume reserviert, wandern sie mit, wenn Sie Datum oder Uhrzeit ändern, siehe Räume reservieren.
• Buchbar bis einschließlich: Danach ist keine Online-Buchung mehr möglich.

Teilnehmende und Ort

• Min. und Max. Personen: Die Mindestzahl steuert die Ampel in der Referentenkonsole. Soll die Veranstaltung nur sichtbar, aber nicht online buchbar sein, setzen Sie Max. auf 0.
• Warteliste: ob eine Warteliste erlaubt ist und wie groß sie höchstens werden darf.
• Ort • Adresse: Wiederkehrende Orte übernehmen Sie per Doppelklick aus den Vorschlägen. Die Vorschläge pflegen Sie in den Katalogen. Räume aus der Raumbuchung reservieren Sie nicht hier, sondern nach dem Speichern über Räume in der Veranstaltung oder im Einzeltermin. Das Feld hier ist für Orte gedacht, die sich nicht reservieren lassen, zum Beispiel externe Veranstaltungsorte.

Preise

• Preis und Budget der Veranstaltung.
• Early Bird-Preis mit Datum, bis wann er gilt. Preis 0 heißt: kein Frühbucherpreis.

Zusatzleistungen und Zusatzfragen

• Bis zu vier Zusatzleistungen, zum Beispiel Mittagessen, jeweils mit Bezeichnung, Normal- und Frühbucherpreis und maximaler Anzahl.
• Bis zu zwei Fragen, die bei der Buchung gestellt werden. Für eine Auswahlliste schreiben Sie die Antworten so: #OPTION#Antwort_1|Antwort_2|Antwort_3. Verwenden Sie in den Antworten keine Umlaute und Sonderzeichen. Rückt jemand von der Warteliste nach, werden die Fragen nicht gestellt.

Ausgabe und Kommunikation

• E-Mail der Ansprechperson: Empfänger für den Button „Haben Sie Fragen?“.
• Zufriedenheitsumfrage: welcher Fragebogen nach der Veranstaltung verschickt wird.
• Ticket - Zusatzinfo (links unten): optionaler Text unten links auf der Eintrittskarte, zum Beispiel Hinweise zum Parken oder zur Anreise. Ohne Auswahl bleibt die Fläche unter der Faltanleitung frei.
• Ticket - Werbung (rechts unten): Werbefläche unten rechts auf der Eintrittskarte, etwa für Sponsoren der Veranstaltung. Derselbe Inhalt erscheint (siehe Info-Symbol am Feld) beim Self-Check-In auf dem A6-Namensschild unter dem Namen. Mit keine spezielle Werbung druckt die Eintrittskarte die Standardwerbung von itegon, auf dem Namensschild bleibt die Stelle frei.
• Beide Auswahllisten erscheinen nur, wenn das Einlassmanagement eingeschaltet ist. Die Inhalte dafür legen Sie unter Seiten verwalten an.
• Text für die Anmeldebestätigung: erscheint in der Bestätigungsmail. Vorformulierte Bausteine übernehmen Sie aus den Vorschlägen. Sie pflegen sie unter Einstellungen › Hinweistexte (bes01 bis bes05).

Teilnahmebescheinigung

Ist die erweiterte Teilnahmebescheinigung eingeschaltet, finden Sie am Ende des Formulars den Abschnitt Teilnahmebescheinigung. Dort tragen Sie ein, wer die Veranstaltung leitet, die Veranstaltungsnummer (VNR), Fortbildungspunkte und Unterrichtseinheiten, zum Beispiel für die Ärztekammer. Diese Angaben erscheinen dann auf der Bescheinigung.

Personen einladen NEU

Mit Einladen (Gruppe Teilnehmende) verschicken Sie eine Einladungsmail an eine Liste von Mailadressen, zum Beispiel an alle Beschäftigten einer Abteilung. Jede Person bekommt eine eigene Mail mit einem persönlichen Link zur Veranstaltung. itegon merkt sich, wer den Link geöffnet und wer gebucht hat. So sehen Sie auf einen Blick, wie die Einladung angekommen ist, und können alle, die noch nicht gebucht haben, mit einem Klick erinnern.

Mockup: Einladungsseite mit Formular und Liste der bisher Eingeladenen.

Wie itegon die Reaktion erkennt

• Link geöffnet: Der Button in der Mail führt zur Veranstaltungsseite und enthält ein persönliches Kennzeichen. Sobald jemand ihn anklickt, steht die Adresse auf „Link geöffnet“.
• Gebucht: Bucht die Person danach in derselben Browsersitzung, ordnet itegon die Buchung der Einladung zu, auch wenn sie sich mit einer anderen Mailadresse registriert. Zusätzlich zählt jede Buchung eines Kontos mit derselben Mailadresse, zum Beispiel wenn Sie die Person im Buchungsmanagement manuell buchen. Wird die Buchung storniert, steht die Adresse auf „storniert“.
• Mehrere Einladungen: Jede Adresse steht je Veranstaltung nur einmal in der Liste, egal wie oft Sie sie einladen oder erinnern. Erinnerungen werden mit Datum vermerkt.

Kontoauszug: Buchungen einer Person oder Firma NEU

Der Kontoauszug gibt Ihnen einen schnellen Überblick, was eine Person oder eine ganze Firma gebucht hat und was noch offen ist. Sie finden ihn in der Veranstaltungsübersicht bei den Listen als Kachel Kontoauszug. Er steht Admins und Moduladmins der Verwaltung zur Verfügung und öffnet sich in einem eigenen Fenster.

Mockup: Kontoauszug für alle Mitarbeitenden einer Firma.

Gut zu wissen

• Administration und Verwaltung können im Buchungsmanagement auch selbst Personen buchen, notfalls über die Maximalzahl hinaus.
• Einen Kalendereintrag verschickt itegon nur, wenn Start- und Endzeit gesetzt und unterschiedlich sind.
• Wartelisten sehr alter Veranstaltungen räumt itegon automatisch auf, siehe Dashboard.