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Veranstaltungen verwalten

Unter Administration › Veranstaltungen legen Sie Veranstaltungen an, bearbeiten und veröffentlichen sie. Von hier aus erreichen Sie auch Teilnehmerlisten, Einzeltermine, Mails an Teilnehmende und das Budget.

Die Übersicht

Veranstaltungen

+ Veranstaltung 1 Alle Eventgruppen ▾ Suchbegriff Ältere Veranstaltungen 2

#412 · [STRESS-01] Stressbewältigung im Arbeitsalltag
14.10.2026 · 09:00 – 12:00 Uhr · akt. TN 12 / Max. 15

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Mockup: Veranstaltungsverwaltung. Die Symbole sind vereinfacht, in itegon erklärt ein Tooltip jedes Symbol.

Nr.	Bedeutung
1	Neue Veranstaltung hinzufügen.
2	Filter nach Eventgruppe und Suchbegriff. Ältere Veranstaltungen zeigt die bereits gelaufenen. Moduladmins sehen nur ihre eigenen Eventgruppen.
3	Nummer (ID), Kurzbezeichnung, Titel, Termin und Belegung.
4	Die Funktionen für diese Veranstaltung, siehe unten.

Die Funktionen je Veranstaltung

Funktion	Was sie macht
Bearbeiten	Öffnet das Formular mit allen Angaben.
Sichtbar / unsichtbar	Neue Veranstaltungen sind erst einmal unsichtbar. Erst wenn Sie sie sichtbar schalten, erscheinen sie für Teilnehmende.
Teilnehmende	Öffnet das Buchungsmanagement mit Teilnehmerliste, Warteliste, Zahlungen und Anwesenheit.
Referierende, Sponsoren, Aussteller, Helfende	Personen zuweisen oder entfernen. Bei Referierenden legen Sie dabei die Rechte in der Referentenkonsole fest.
Einzeltermin hinzufügen	Programmpunkte anlegen, siehe Einzeltermine.
Infomail	E-Mail an alle Teilnehmenden, nach der Veranstaltung auch Versand von Teilnahmebescheinigungen und Umfragen.
Agenda	Öffnet die Agenda. Den Link können Sie kopieren und weitergeben.
QR-Code	Erzeugt einen QR-Code, der direkt zu dieser Veranstaltung führt, zum Beispiel für Plakate.
Bild 2:1	Optionales Bild für die Veranstaltung.
Duplizieren	Legt eine Kopie mit allen Angaben an. Praktisch für Veranstaltungen, die sich wiederholen. Dokumente der Referent:innen werden nicht mitkopiert.
Budget	Budgetübersicht mit Einnahmen und Ausgaben dieser Veranstaltung.
Protokoll	Alle Änderungen an dieser Veranstaltung mit Datum und Person.
Änderungen durch Kunden	Mit STOP sperren Sie, dass Teilnehmende Fragen und Foren selbst ändern oder stornieren. Ohne Sperre geht das bis zum Zahlungseingang.
Privatecode-Links	Zeigt den Link zum Teilen bei privaten Events.
Löschen	Nur möglich, solange noch niemand gebucht hat. Sonst stattdessen unsichtbar schalten.

Neue Veranstaltung anlegen

Klicken Sie auf Eine neue Veranstaltung hinzufügen.
Füllen Sie mindestens Titel, Eventgruppe, Termin und die maximale Teilnehmerzahl aus.
Speichern Sie. Die Veranstaltung ist jetzt angelegt, aber noch unsichtbar.
Prüfen Sie die Vorschau und schalten Sie die Veranstaltung sichtbar.

Schneller geht es mit Duplizieren: Kopie einer ähnlichen Veranstaltung erstellen und nur Termin und Titel anpassen.

Das Formular im Detail

Basisdaten

Kurzbezeichnung: kurze, eindeutige Kursnummer mit höchstens 8 Zeichen. Leer lassen, dann vergibt itegon sie selbst.
Art: Präsenz-, Online- oder Hybrid-Veranstaltung.
Event-Gruppe: Unter welchem Thema die Veranstaltung erscheint, siehe Eventgruppen.
Veranstaltungstitel (bis 255 Zeichen) und ob Referierende angezeigt werden.
URL zu Wegbeschreibung oder einer anderen Infoseite.

Zugang und Sichtbarkeit

PIN oder Code: Die Veranstaltung ist sichtbar, zum Buchen braucht man aber den Code.
Privatecode: Die Veranstaltung ist versteckt und nur über einen Link erreichbar. Vorhandene Codes übernehmen Sie per Doppelklick. Mehr unter Private Events.

Termin und Buchung

Findet statt am … bis … sowie Uhrzeit von und bis. Die Uhrzeiten braucht itegon auch für den Kalendereintrag. Steht der Termin noch nicht fest, wählen Sie Termin noch nicht bekannt. Dann heißt der Buchen-Button „unter Vorbehalt buchen“.
Buchbar bis einschließlich: Danach ist keine Online-Buchung mehr möglich.

Teilnehmende und Ort

Min. und Max. Personen: Die Mindestzahl steuert die Ampel in der Referentenkonsole. Soll die Veranstaltung nur sichtbar, aber nicht online buchbar sein, setzen Sie Max. auf 0.
Warteliste: ob eine Warteliste erlaubt ist und wie groß sie höchstens werden darf.
Ort und Zusatzhinweise: Wiederkehrende Orte übernehmen Sie per Doppelklick aus den Vorschlägen. Die Vorschläge pflegen Sie in den Katalogen.

Preise

Preis und Budget der Veranstaltung.
Early Bird-Preis mit Datum, bis wann er gilt. Preis 0 heißt: kein Frühbucherpreis.

Zusatzleistungen und Zusatzfragen

Bis zu vier Zusatzleistungen, zum Beispiel Mittagessen, jeweils mit Bezeichnung, Normal- und Frühbucherpreis und maximaler Anzahl.
Bis zu zwei Fragen, die bei der Buchung gestellt werden. Für eine Auswahlliste schreiben Sie die Antworten so: #OPTION#Antwort_1|Antwort_2|Antwort_3. Verwenden Sie in den Antworten keine Umlaute und Sonderzeichen. Rückt jemand von der Warteliste nach, werden die Fragen nicht gestellt.

Ausgabe und Kommunikation

E-Mail der Ansprechperson: Empfänger für den Button „Haben Sie Fragen?“.
Zufriedenheitsumfrage: welcher Fragebogen nach der Veranstaltung verschickt wird.
Ticket-Infotext und Badge-Zusatzinfo für Eintrittskarte und Namensschild.
Angaben für die Ärztekammer: Ist die erweiterte Teilnahmebescheinigung eingeschaltet, tragen Sie hier ein, wer die Veranstaltung leitet, die Veranstaltungsnummer (VNR), Fortbildungspunkte und Unterrichtseinheiten. Diese Angaben erscheinen dann auf der Bescheinigung.
Text für die Anmeldebestätigung: erscheint in der Bestätigungsmail. Vorformulierte Bausteine übernehmen Sie aus den Vorschlägen. Sie pflegen sie unter Einstellungen › Hinweistexte (bes01 bis bes05).

Kontoauszug: Buchungen einer Person oder Firma NEU

Der Kontoauszug gibt Ihnen einen schnellen Überblick, was eine Person oder eine ganze Firma gebucht hat und was noch offen ist. Sie finden ihn in der Veranstaltungsübersicht bei den Listen als Kachel Kontoauszug. Er steht Admins und Moduladmins der Verwaltung zur Verfügung und öffnet sich in einem eigenen Fenster.

Kontoauszug

@partnerfirma.de ☐ Auch Veranstaltungen in der Vergangenheit anzeigen Suchen 1

[STRESS-01] Stressbewältigung im Arbeitsalltag (14.10.2026)

Mustermann, Erika	e.mustermann@partnerfirma.de	Gebucht am: 02.09.2026	offen	96,00 €
Veranstaltungspreis: 120,00 € · Kooperationsrabatt: −24,00 €				Eintrittskarte 2

Offene Posten gesamt (1 Buchung)96,00 € 3

Mockup: Kontoauszug für alle Mitarbeitenden einer Firma.

Nr.	Bedeutung
1	Suche nach Nachname, Vorname oder einem Teil der E-Mail-Adresse, mindestens 3 Zeichen. Mit `@firma.de` finden Sie alle Mitarbeitenden einer Firma. Auch „Vorname Nachname“ funktioniert. Ohne Haken sehen Sie nur heutige und künftige Veranstaltungen.
2	Je Buchung Status (bezahlt oder offen), Summe und die Einzelposten wie Zusatzleistungen, Nachlass oder Anzahlung. Liegt die Veranstaltung heute oder in der Zukunft, öffnet Eintrittskarte das Ticket der Person zum Drucken oder Weiterleiten.
3	Summe aller offenen Buchungen, mit Datum und Uhrzeit des Stands.

Veranstaltungen mit Private-Code erscheinen im Kontoauszug nicht. Bei mehr als 300 Buchungen zeigt itegon nur die ersten 300 und lässt die Gesamtsumme weg, damit keine unvollständige Zahl entsteht. Grenzen Sie die Suche dann weiter ein.

Gut zu wissen

Administration und Verwaltung können im Buchungsmanagement auch selbst Personen buchen, notfalls über die Maximalzahl hinaus.
Einen Kalendereintrag verschickt itegon nur, wenn Start- und Endzeit gesetzt und unterschiedlich sind.
Wartelisten sehr alter Veranstaltungen räumt itegon automatisch auf, siehe Dashboard.