Onlinehilfe › Veranstaltungen verwalten

Zufriedenheitsumfrage

Mit einer Umfrage fragen Sie nach der Veranstaltung alle Anwesenden nach ihrer Meinung. Für alles, was zu keiner Veranstaltung gehört, etwa die Raumbuchung oder das Verleihsystem, gibt es die Allgemeinen Umfragen mit QR-Code. Die Rückmeldungen erscheinen gesammelt mit Auswertung und Bericht.

Der Ablauf

Ablauf

Fragebogen erstellen→ Veranstaltung zuordnen→ Anwesenheit erfassen→ Umfrage verschicken→ Rückmeldungen auswerten

Schema: von der Vorlage bis zur Auswertung bei einer Veranstaltung. Bei einer Allgemeinen Umfrage entfallen Zuordnung, Anwesenheit und Versand: Der QR-Code ersetzt sie.

Fragebogen erstellen

Die Fragebögen richtet die itegon-Systemadministration für Sie ein. Schicken Sie Ihre Fragen einfach an service@itegon.de. Möglich sind unter anderem:

Bewertungen nach Schulnoten (1 bis 6), ja/nein oder mit eigenen Stufen,
Auswahlfragen als Checkbox oder Auswahlliste,
Freitextfelder für Lob, Kritik und Anregungen,
Überschriften und Erläuterungen, um den Bogen zu gliedern.

Fragen können Sie zu Pflichtfeldern machen. Sie sind beim Ausfüllen mit einem Stern markiert, ohne Antwort lässt sich die Umfrage nicht absenden.

Bei der Einrichtung legen wir mit Ihnen auch fest, wer die Rückmeldungen sehen darf und nach wie vielen Tagen sie automatisch gelöscht werden.

Fragebogen einer Veranstaltung zuordnen

Öffnen Sie die Veranstaltung und wählen Sie unter Ausgabe & Kommunikation bei Zufriedenheitsumfrage den passenden Bogen. Eine Umfrage ist nur bei buchbaren Veranstaltungen möglich. Mit Umfrage-Vorschau in der Veranstaltung sehen Sie vorab, wie der Bogen aussieht.

Umfrage verschicken

Erfassen Sie nach der Veranstaltung die Anwesenheit. Die Einladung geht nur an Personen, die als anwesend markiert sind und eine Mailadresse haben.
Öffnen Sie Administration › Veranstaltungen › Ältere Veranstaltungen. In der Spalte Nachbereitung zeigt der Knopf Umfrage den Stand: rot mit Umfrage senden, solange noch nichts verschickt wurde, grün mit Haken danach. Mit Nur offene Nachbereitung sehen Sie nur die Veranstaltungen, bei denen noch etwas fehlt.
Klicken Sie auf den Knopf. itegon öffnet den Versand mit dem Reiter Versende Umfrageformular.
Passen Sie bei Bedarf Betreff, Anrede und Text an. Der Platzhalter für den Link zur Umfrage muss im Text bleiben.
Lassen Sie die Auswahl auf VERSENDE eMAILS (kein Test) und klicken Sie auf E-Mail jetzt versenden. Zum Ausprobieren stellen Sie vorher auf SIMULATION - KEIN MAILVERSAND.

Viele Teilnehmende? Aus Rücksicht auf die Spam-Regeln der Mailserver verschickt itegon nur eine begrenzte Zahl Mails auf einmal (Parameter mail_max_gleichzeitig). Sind es mehr, zeigt itegon die Adressen an. Sie können sie dann per Copy & Paste in Ihr eigenes Mailprogramm übernehmen und als BCC verschicken. Wurde die Umfrage schon verschickt, fragt itegon vor dem erneuten Versand nach.

Möchten Sie den Bogen selbst ausfüllen, etwa zum Testen? In der Liste der älteren Veranstaltungen gibt es dafür Umfrage selbst ausfüllen. Diese Rückmeldung ist komplett anonym.

Rückmeldungen zu Veranstaltungen auswerten

Die Rückmeldungen finden Sie unter Schnellwahl › Umfrageergebnisse. Sie sehen sie nur, wenn Sie für den Fragebogen berechtigt sind. In der Benutzerverwaltung heißt das Recht Umfrage bei Veranstaltungen.

Tabelle aller Rückmeldungen mit Zeit, Status und den Tagen bis zur Löschung, filterbar nach Fragebogen und Veranstaltung.
Status-Ampel (rot, gelb, grün) für die Abstimmung im Team, zum Beispiel „gelesen“ oder „erledigt“.
Bemerkung je Rückmeldung, höchstens 255 Zeichen.
Auswertung und Bericht (PDF): Durchschnitt je Bewertungsfrage, Gesamtbewertung, Verteilung bei Auswahlfragen und alle Freitextantworten.
CSV-Export für die Weiterverarbeitung in Excel. Eine Zeile je Rückmeldung. Enthält der Bogen das Feld Kurs / Veranstaltung, steht der Titel der Veranstaltung in der Spalte Veranstaltung. Semikolons und Anführungszeichen in Antworten bleiben erhalten. Die Exportdatei löscht itegon nach 24 Stunden vom Server, laden Sie sie also gleich herunter.

Die Umfrage ausfüllen

So erleben die Teilnehmenden die Umfrage. Sie öffnen den Link aus der Mail oder scannen den QR-Code und brauchen weder Konto noch Anmeldung.

Pflichtfelder tragen einen Stern. Fehlt eine Antwort, markiert itegon die Frage rot, nennt sie in der Meldung Bitte füllen Sie alle Pflichtfelder aus und zeigt das Formular noch einmal.
Schutz vor Spam-Programmen: Wer das Formular in weniger als vier Sekunden absendet, wird gebeten, es nach kurzer Prüfung noch einmal abzusenden. Das fällt beim normalen Ausfüllen nicht auf. Ein verstecktes Feld fängt außerdem einfache Programme ab. Das hält einfachen Spam fern, gegen gezielte Angriffe von Hand schützt es nicht. Einzelne Fehleinträge löschen Sie bei den Allgemeinen Umfragen selbst.
Ist die Umfrage noch nicht veröffentlicht, sehen Teilnehmende nur den Hinweis, dass sie beendet ist.

Allgemeine Umfragen NEU

Manche Umfragen gehören zu keiner Veranstaltung: Wie war die Raumreservierung? Wie zufrieden sind Sie mit dem Verleihsystem oder dem Bestellwesen? Dafür gibt es die Allgemeinen Umfragen mit einem eigenen QR-Code je Umfrage und einer Auswertung nach Monat oder Jahr. Sie haben eine eigene Seite: Allgemeine Umfragen.

Für Admins: Einstellungen

Parameter	Wirkung
`verwende_zufriedenheitsumfrage`	Schaltet die Zufriedenheitsumfrage ein, auch die Allgemeinen Umfragen und das Recht dafür in der Benutzerverwaltung.
`zufriedenheitsumfrage_del_tage`	Standardfrist bis zur automatischen Löschung bei neuen Umfragen.
`zufriedenheitsumfrage_anonym`	Rückmeldungen ohne Namen speichern.
`zufriedenheitsumfrage_hg_frage`	Hintergrundfarbe der Fragen im Formular.
`mail_max_gleichzeitig`	Maximale Mails pro Versand.
`basis_url`	Adresse Ihres Systems mit abschließendem Schrägstrich. Sie steht vorn im Link und im QR-Code der Allgemeinen Umfragen.